Toplam Okunma 145
EKRANOKUYUCULAR İLE EBYS ÜZERİNDE EVRAK OLUŞTURMAYA GİRİŞ VE BİLGİLERİ DÜĞMESİNİN İNCELENMESİ:
Bu yazımızda sizlerle ebys üzerinde en baştan bir evrağı oluşturmayı incelemeye başlıyoruz.
Ebys’yi açtıktan sonra, tab tuşları veya ok tuşları yardımıyla evrak işlemlerine enterleyelim.
Ardındanaynı şekilde tab veya ok tuşları ile evrak oluştur bölümünü bulup enterleyelim.
Önce evrak oluşturma alanında neler var bunları kısaca görelim. Ayrıntısına ise her bölüm içinde yer verilecektir.
Evrak oluşturu açtıktan sonra tablarla ilerlediğimizdepencereyi kapat, simge durumuna küçült, bilgileri, editör, ekleri, ilgileri, ilişkili evraklar, şablonişlemleri, evrak notları, kapatılan evraklar, pdf ön izleme, kaydet ve parafla düğmeleri bulunmaktadır.
Bilgilerim bölümü: bu alanda oluşturacağımız evrağın konusunu, konukodunu, süreli ise hangi tarihler arası olduğunu, gideceğiyerin kurum veya birim mi olduğu, evrağın elden mi gönderileceği yoksa sistem üzerinden mi gönderileceği, onay akışında kimlerin olacağı gibi alanlar doldurulur. Bu alana detaylıolarak aşağıda değinilecektir.
Ekleri bölümü: editörde düzenlediğimiz evrağımızın eklerini nasıl ekleriz? Bu ekleri bilgisayarımızdan bulup mu ekleriz? Ebys üzerinden mi bulup ekleriz veya eki fiziki olarak mı göndereceğiz bu tür bilgileri gireriz.
Editör bölümü: bu alanda evrağımızın üst yazısını oluştururuz.
İlgileri bölümü: ekleri bölümünde olduğu gibi oluşturduğumuz evrağı ilgisini bilgisayarımızdan mı bulup ekleyeceğiz yoksa sistem üzerinden mi gibi seçeneklerin olduğu alandır.
Kaydet düğmesi: ebys üzerinde aslında her bilgi girildikten sonra kaydet butonuna basarsak oluşan evrağın son halini kaydetmemizi sağlar. Eğer kaydete basmazsak belki sistem bizi dışarı atabilir veya elektrik kesintisi olabilir. Dolayısıyla ebys üzerinde girilen bilgilerin herhangi bir şekilde kaybolmaması için her işlemden sonra kaydet butonuna basalım.
Parafla düğmesi: adından da anlaşılacağı gibi evrağı oluşturduktan sonra evrağımızı onaya sunmamız için öncelikle bizim paraflamamız gerekir. Evrağı parafladıktan sonra artık evrağımız bizden sonraki varsa parafçısına veya imzacısına sistem üzerinden gidecektir.
pdf ön izlemedüğmesi: editörde evrağı oluşturduğumuzda pdf ön izlemeyi açarsak hazırlanan evrağın nasıl göründüğüne ilişkin şeklini görebiliriz. Eğer evrağın şeklinde hata varsa editör alanından bu sorunu gideririz.
Pencereyi kapat düğmesi: bu alanda da evrak oluştur bölümünden çıkmak istiyorsak pencereyi kapat düğmesine tıklamalıyız.
Şimdi yukarıda değinilen düğmelerin içeriklerini ve nasıl kullanıldıklarınıdetaylı bir şekilde görelim.
1 Bilgileri Düğmesi:
Evrak oluşturalanında bilgilerim düğmesi açık olarak gelir. Şimdi bilgileri alanında tab ile ilerleyelim. konu kodu alanına gelelim.bu alanı doldurmak için, Buradakurumumuzun yazışma kodlarını girmemiz gerekecek.ancak, bu kodları ezberlemeye gerek yok. bizim kurumda yazışmalar 641 ile başlar ve her alanın konu kodu 01, 02, 03, 04 gibi sayılar ile biter.konu kodunun ilk 3 rakamını yazarsaksistem tüm konu kodlarını bir sonraki tab ile gittiğimizde kendisi liste halinde önümüze çıkaracaktır.
örneğin ben 641 yazdım.bir kez tab basarsak bizim tüm listemiz görülecektir. Burada okla listeyi dolaşarak istediğimiz konukodunu enterle seçebiliriz.
ardından Tab ile konu yazma alanı dediği yere kadar gidelim.
Burada yazılı bir şey varsa silelim ve konumuzu yazalım. Konumuz birdava için ilgili daireden görüş talebi ise her kelimenin baş harfi büyük olacak şekilde Bilgi ve Belge Talebi (E.2022/22) olarak dosya numarasını da yazalım.
Ardından tab ile bbelge türü alanına gelelim. Burada genelde seçili olarak resmi yazışma türü gelir. Bunu değiştirmeyeceğiz.çünkü yazımızın türü resmi yazışma.
Sonra Bir kez tab yaparsak belge dili Türkçe seçimkutusu gelecektir. Buraya da dokunmuyoruz
Bir kez daha tap basarsak gizlilik derecesi alanına geliriz. Burası da seçim kutusudur. Genelde normal olarak gelir. Bu alanda da normal, özel, gizli gibi seçenekler arasından oluşturduğumuz yazımıza hangisi uygunsa onu seçeceğiz.
Sonra Tab ile belgenin öncelik derecesi seçimkutusuna gelelim. Burada da normal işaretlidir. Ancak siz evrağınızın durumuna görenormal, günlü, kişiye özel, acele gibi seçenekler arasından gerekliolanı işaretleyiiniz. Eğer evrağmız için daireye görüş soruyorsak ve 10 gün gibi sürede cevaplanmasını istiyorsak buradaki alanı günlü diye doldurmamız gerekiyor.eğer acele bir yazı olacaksa o zaman da acele alanını işaretlemeliyiz.
Yazımızın gideceği kuruma süre verkiyorsak tabla temizle düğmesine gelince temizle butonuna enter basalım. Ve buraya süre hangi gün bitiyorsa o tarihi girelim.
Burada dikkat edilmesi gereken husus şudur.
Tarihi girerken arasında herhangi bir nokta olmadan önce 2 rakamlı gün tarihini, ardından 2 rakamlı ay tarihini ve ardından da yıl tarihini girmemiz gerekecektir. Çünkü tarih yazarken gün, ay ve yıl aralarındaki noktaları sistem tamamlıyacaktır.
Ardından Bir kez tap yapalım bilgi seçimkutusuna gelelim.
Bu seçim kutusunda da birim, tüzelkişi, kurum, gerçek kişi gibi seçim alanları bulunmaktadır.
Biz eğer evrağımızı kendi kurumumuz içerisindeki bir daireye göndereceksek bu alanı birim, eğer kurum dışı bir yere göndereceksek mahkeme veya kamukurumu gibi, bu kez de kurum olarak işaretliyeceğiz.yani burada yazımızın gideceyi yere göre bu alanı da dolduracağız.
Ardından tabla gidelim ve gereği seçim kutusuna gelelim.
Gereği yazma alanına ise evrağı nereye göndereceksek ilk birkaç harfini yazalım ve bir tap yaparak aradğımız yerin listesinde okla dolaşıp istediğimiz kurumu vea birimi bulup enterleyelim.
Eğer evrak birkaç yere gidecekse ilk yeri ekledikten sonra tekrar gereği yazma alanından arayacağımız yerin ilk birkaç harfini yazıp tab basıp listeden istediğimiz yeri seçelim.
Diyelimki üç daireye evrağımızı göndereceğiz.şimdi okla giderek seçtiğimiz birimler arasında dolaşabiliriz. Her birimden sonra yukarı al, aşağı al ve sil butonları yer alır. Bu yukarı aşağı al butonları hangi birimin önce veya sonra listede yer almasını sağlar. Sil butonu ise listedeki bir birimin sil butonu ile listeden çıkarılmasını sağlar.
Evrak kendi kurumumuz dışındaki bir yere gidecekse gidecek yeri seçtikten sonra okla ilerleyelim. Önce seçtiğimiz kurumu okuyacak. Sonra aşağı al yukarı al seçenekleri gelecek. Daha sonra ise gene gidecek kurumu seslendirecek ve son kısmında da adiposta seçili olacak. Biz buradan evrağı nasıl göndereceğimizi seçelim. Adi posta mı? Taahhütlü mü? Birim elden mi?
Dikkat edileceği üzere kurum dışına gitmeyen belge için genelde bu seçenekler üzerinde durmuyoruz. Sistem kendisi gönderiyor.
Daha sonra tab basarak onay akışı alanına gelelim. Eeğer, kişisel işlemlerim bölümündenonay akışı yönetimi alanından onay akışı düzenlediysek ve varsayılan olarak ayarladıysak burada o akış varsayılan olarak karşımıza çıkacaktır.
Eğer varsayılan onay akışındaki parafçılarda veya imzacılarda değişiklik yapacaksak veya onay akışını burada baştan yapacaksak şu adımları izleyelim.
burada bir kez daha tab basalım ve güncelledüzenle butonuna basarak kullanıcılar yazma alanına gelmiş olacağız.evrağımızda diyelimki biz parafçıyız bizden sonra da bir parafçı ve bir de imzacı olsun.
Önce kullanıcı yazma alanına kendi adımızı yazalım. Sistem tamamlıyacağı için adımızı yazdıktan sonra sayfa sonuna gidelim ve yukarı okla ilerleyelim. Adımızı duyunca boşlukçubuğuna veya enter basalım.
Sistem bizi tekrar yazma alanına getirecektir.buraya şimdi de sonraki parafçının adını yazalım. Sayfa sonuna gidip yukarı okla ilerleyelim o kişinin adını duyunca enter basalım.sistem bizi tekrar kullanıcılar yazma alanına getiriyor.burada imzacı kimse adını yazalım ve
ve sayfa sonundan yukarı okla bulup enter basalım.
Şimdi oklarlahazırladığımız parafçıların ve imzacıların listesini görelim.
Her ismin altında şu alanlar bulunmaktadır.
Örnek, sevgi bulut, yukarı al, aşağı al, açılabilir seçim kutusu ve sil butonları.
Açılabilir seçim kutusunda paraflama, koordine ve imzalama gibi seçenekler yer alır. biz bu alanı okla dolaşarak istediğimiz seçimin üzerine gelelim. Pc körsıl yapalım ve form alanından çıkalım.diğer parafçı ve imzacıda da aynı işlemi yapalım. Buradaki sil butonu da o kişinin imza diziliminden silinme işlemini gerçekleştirmeye yarar.
yukarı-aşağı al butonları da o kişinin imzadaki sırasını değiştirmemize yarar.
Ardından kullan düğmesine enterleyelim. Artık belgemizi imzalayacakların onay akışını oluşturduk.
Yukarıda da bahsedildiği üzere, eğer genel olarak aynı kişiler onay akışındaysa ve kolay kolay değişmiyorsa o zaman ebys kişisel işlemlerin alanından onay akışı yönetimi ekranından bbir onay akışı oluşturabiliriz. Ayrıca, arada kullandıımız onay akışları varsa yani, bazı yazılarda sadece bazı kişilerparafçı ve imzacı ise kişisel işlemlerim alanındaki onay akışıyönetimi bölümünden başka akışlar da hazırlayabilir ve varsayılan yaparak istediğimiz yazılarda kullanabiliriz.
Kişisel işlemleri alanındaki onay akışı ayrıca anlatılacaktır.
artık bilgilerim alanındaki ilgili yerleri doldurduk. Şift tap ile kaydet butonuna gelip yaptığımız değişiklikleri kaydedelim.
Bu yazımızda evrak oluşturma alanını genel olarak inceledik. Ardından bu alandaki bilgileri düğmesini detaylı olarak inceledik.
Bir sonraki yazımızda ise evrak oluştur bölümündeki diğer düğmeler detaylı olarak incelenecektir.
Ebys kullanıcılarına faydalı olması dileklerimle.
Yorumlar
Bu yazı için henüz yorum yok.
Yeni Yorum