Excel Kursu Ders 12

EĞİTİMİN ADI: MİCROSOFT EXCEL 2016 KULLANIMI

                                          EĞİTİMCİ: ENGİN YILMAZ

                                          Ders: 12

                                          Yazıya Geçiren: Can Deniz Balkaya

                        KONU: Şablon Oluşturma, Şablonları Çağırma, Farklı bir Excel Dosyasından Bir Diğer Dosyaya Link Verme

                        Ders Amaçları ve Elde Edilmesi Beklenen Kazanımlar

              Bu derste, katılımcıların aşağıdaki konularda bilgi kazanması ve uygulama yapabilmesi beklenmektedir:

• Şablon kavramını tanıma, bilme.

Şablon dosyası oluşturabilme.

• Oluşan şablon dosyasını açıp şablon dosyasında işlem yapabilme.

Dosyalar arası bağlantının ne olduğunu kavrama.

• Bir Excel dosyasından bir başka Excel dosyasına bağlantı oluşturabilme.

Sesli Ders Kaydı ve Ders Dosya Bağlantıları

Bu dersin ses kaydına aşağıdaki bağlantıdan ulaşabilirsiniz.

Microsoft Excel 2016 12. Ders

Derste kullanılacak dosyaların bulunduğu klasöre aşağıdaki bağlantıdan ulaşabilirsiniz:

https://www.sendspace.com/pro/dl/nlynnl

                        Özet

1. Nasıl bir şablon istendiğine bağlı olarak, şablon dosyasının içeriği hazırlanır.
2.  Dosya kaydedilirken, dosya adı yazıldıktan sonra bir kez tap yapılır ve format seçme alanına gelinir.
3.  Bu alanda ister ok tuşlarıyla, ister e harfiyle dolaşılarak “Excel Şablonu.xlts” seçilir.
4.  İkinci bir yöntem olarak, dosya normal şekilde kaydedildikten sonra Belgeler klasöründe bulunan “Özel Office Şablonları” klasörüne kopyalanır.
   not: bu klasörü belgelerde göremeyebilirsiniz. Eğer göremezseniz, ilk söylediğimiz yöntemle şablon oluşturursanız “Özel Office Şablonları” klasörü de belgeler içerisinde oluşacaktır.
5.  Birbirine bağlayacağınız iki dosya da aynı anda açık olmalıdır.
6. Bağlantıyı vereceğiniz dosyada; bağlantı vereceğiniz hücrenin üzerine gelin.
7.  = yapıp hiçbir şey yapmadan ctrl + f6 yapın.
8. Şimdi verileri eşitleyeceğiniz dosyanın üzerindesiniz. Burada ekran okuyucu hiçbir şey okumayacak. F5 yapıp, alacağınız veri hangi hücredeyse o hücrenin numarasını yazın ve enter yapın. Örnek C15.
9.   Tekrar dosyanın üzerine geldiniz, şimdi bir kez daha enter yapın ve veri göstereceğimiz asıl dosyanın üzerine geldiğimizi göreceksiniz. Ve dosyalar bağlandı.
10.  Dilerseniz bu işlemi, verileri göstermek istediğiniz dosyada şu formülü kulanarak da yapabilirsiniz:
    ='[dosya adı]çalışma sayfası'!$Sütun Harfi$Satır Sayısı
    Not1: bağlayacağınız dosyalar aynı klasörde olmalıdır.

Not2: iki dosyanın eşitlenmesi için bir an bile olsa aynı anda açık kalması gerekmektedir.

                        Şablon Oluşturma

                            Giriş

              Şablon, daha önceden oluşturulan hazır bir yapı anlamına gelmektedir. Bu yapıları kullanarak, belirli bir yapıda girmemiz gereken verileri birden fazla dosyaya, başlıkları yazmadan girebiliriz. Örneğin, öğrencilerinizin notlarını hesaplayacak bir Excel tablosu hazırlamayı düşünüyorsunuz. Her sınıf için ayrı ayrı tablo mu oluşturacaksınız? Her öğrenci değişikliğinde sürekli ilk oluşturduğunuz dosyadan kopyala yapıştır mı yapacaksınız? Elbet de hayır, şablonları kullanacaksınız. Gelin şimdi şablonları nasıl oluşturacağımıza birlikte bakalım:

                            Şablon Oluşturma

              İlk önce, şablon oluşturmak için genel not hesaplayan bir dosya oluşturalım. Bunun için:

• Bir excel dosyası açalım.

Bu dosyada, sırasıyla A2 hücresine “Öğrenci Numarası,” b2 hücresine “Öğrenci Adı,” c2 hücresine “Öğrenci Soyadı,” d2 hücresine “Vize,” e2 hücresine “Proje,” f2 hücresine “Final,” ve g2 hücresine de “toplam” yazalım.
not: Ders anlatıcısı bu şekilde yaptığı için, bu şekilde belirtilmiştir. İstendiği takdirde ilk satırlardan da başlanabilir. Yalnız o durumda, daha sonra yazılacak formülleri bir rakam azaltarak yazmalısınız. Örn burada d3 geçiyorsa d2 gibi.

• Tüm bu verileri girdikten sonra, a2 hücresine gelelim. Hangi hücreye hangi veriyi gireceğimizi karıştırmamak ve tekrar kontrol etmemek için, daha önceki derslerden de hatırlayacağınız şekilde 2. Satırı başlık olarak tanımlayacağız. A2 hücresine gelip, uygulama tuşuna basalım. Daha sonra ok tuşları yardımıyla “Ad Tanımla” seçeneğini bulup tıklayalım. Açılan boşluğa “Title” yazıp enter yapalım. Bu şekilde artık üçüncü ve diğer satırlarda, ekran okuyucumuz sütun başlıklarını bize seslendirecek.

Şimdi sıra geldi öğrenci notlarını hesaplayacağımız formüle. Diyelim ki vize notunun ve projenin %30’unu, finalin de %40’ını alacağız. Bunun için de g3 hücresine gelelim ve buraya
=D3*30/100+E3*30/100+F3*40/100
yazalım.

Ve yine sınıflarda en fazla 100 öğrenci olduğunu düşünerek, G3’e yazdığımızformülü G100’a kadar yapıştıralım. İlk önce G3 hücresini ctrl + c tuşlarıyla kopyalayalım, daha sonra ise G4’ten itibaren shift + aşşağı ok ile G100’e kadar seçelim ve ctrl + v yapalım.

              Artık dosyamızı oluşturduk. Şimdi eğer istersek, hücre ve satırları ayarlayabiliriz, ad ve soyad hücrelerini metin olarak, vize, final, proje ve toplam hücrelerini ise sayı olarak biçimlendirebiliriz. Bunun için sırasıyla:

• Shift sağ ok ile B2 ve C2 hücrelerini seçip, tüm sütunu seçmek için ctrl + boşluk yapalım.

 Sırasıyla alt+ş, b, b yapalım ve satır yüksekliğini ve sütun genişliğini otomatik ayarla  alanlarına tıklayalım.

• Otomatik olarak yüksekliği  ve genişliği ayarladıktan sonra, bu sütunları metin olarak biçimlendirelim. İlk olarak, yine shift sağ ok ile b2 ve c2 hücrelerini seçip, ctrl + boşluk ile sütunu seçelim.

 Ctrl + 1’e basıp, ctrl + tap tuşları ile genel alanına gelelim.

• Daha sonra bir kez tap yapıp, ok tuşları ile “Metin” öğesini bulup, enter yapalım.

Şimdi de d2, e2 ve f2 hücrelerini seçip, ctrl + boşluk ile hücreyi seçelim.

• Yine ctrl + 1 yapıp, bu sefer “Metin” öğesini seçtiğimiz alanda “Sayı” öğesini bulup bir kez tap yapalım.

Burada, ondalık sayı değeri olarak sıfırı işaretleyelim.
not: sıfırı işaretlemek için aşşağı yukarı okları kullanabilirsiniz. Jaws okumayacaktır, ancak insert + tap yaparak okutabilirsiniz.

• Son olarak, g2 hücresine gelip yine ctrl + boşluk ile sütunu seçelim.

Ctrl + 1 yapalım ve yine sayı öğesini işaretleyelim.

Tekrar tap yapıp, ondalık sayı değerini 2 olacak şekilde ayarlayalım.
not: burada ondalık sayı değerini iki yapmamızın sebebi, hesaplama sonucunun ondalık değer üretme ihtimalidir.

              Şablon dosyamızın biçim özelliklerini de ayarladıktan sonra, artık şablonumuzu oluşturabiliriz. Dosyayı oluşturmak için şu adımları izleyelim:

• Dosyayı kaydedelim. İster ctrl + s ile, istersek de alt+D ile backstage alanından kaydete tıklayabiliriz.

 Farklı kaydet alanında belgeleri veya da başka bir klasörü seçebiliriz. Bu alana enter yaptıktan sonra, dosyamıza ad verelim. Bu kursta, dosya adını “not şablonu” olarak belirledik.

• Dosyamızın adını yazdıktan sonra, bir kez tap yaparak format seçme alanına gelelim.

Burada ister oklar, istersek de E harfi ile “Excel Şablonu.xltx” seçeneğini işaretleyelim.

Not: şablon dosyasını oluşturmak için, oluşturduğunuz dosyayı normal bir Excel dosyası olarak kaydedip; Belgeler’in içinde yer alan “Özel Ofis Şablonları” klasörüne kopyalayabilirsiniz. Bu şekilde de yeni bir şablon yaratmış olursunuz.

Evet, şablonumuz oluşmuştur. Şimdi gelin, bu şablonu nasıl çağırabileceğimize bakalım.

              Şablonu çağırma, Kullanma

              Notlar hazır, öğrenciler sınavlara girdi. Yapacağınız tek şey artık notları girmek. Şimdi de oluşturduğunuz şablona ihtiyacınız var. İşte bunun için, şu adımları izleyelim:

• Boş bir Excel dosyası açalım.

Açtığımız dosyada alt+D ile backstage / dosya menüsüne gelip, ok tuşları ile “Yeni” öğesini bulup enter yapalım.

• Tap tuşuyla dolaşarak, kişisel’in üzerine gelelim ve tıklayalım.

 Buradan oluşturduğumuz şablon dosyasına tıkladığımızda, şablonumuz açılmış olacak.

                        Farklı Bir Dosyadan Farklı Bir Dosyaya Bağlantı Verme

                            Giriş

              Diyelim ki iki veya daha fazla kişi olarak, birbirini etkileyen birkaç dosya üzerinde çalışıyorsunuz. Ve herkes, farklı zamanlarda bu dosyalara farklı veriler giriyor. Her seferinde bu dosyaları kontrol edip, bu verilerle iş yapan bir diğer dosyaya sürekli değişen verileri mi gireceksiniz? Acaba bi yanlışlık yaptım diye kendinizi mi yiyeceksiniz? Elbet de hayır.

              Gelin bu durumu şöyle örnekleyelim: iki adet dosyanız olsun. Birinde  aylık giderleriniz, diğerinde ise aylık tüketimleriniz olsun. Normal olarak, tüketiminiz değiştikçe aylık verileriniz de değişmeli. Ancak biz bu dosyaları birbirine bağlamadığımızda, aylık tüketimi değiştirdiğimizde aylık giderler değişmeyecek. O halde bu da bizi sürekli bu dosyaları elle güncellemek zorunda bırakacak. Gelin bundan kurtulmak için iki dosyayı birbiriyle bağlayalım.

                            Dosyadan Dosyaya Bağlantı Verme

              İlk olarak, ders için kullandığımız “İşlem Maliyeti.xlsx” ve “Veri Bağlantıları.xlsx” dosyalarını birlikte açalım. İşlem maliyeti dosyasında çeşitli kalemlerin aylık olarak maaliyeti var. C15 hücresinde ise, bu aylık maliyetlerin toplanmasıyla oluşan toplam maliyet var. Şimdi bizim yapacağımız iş, aylık maliyetler değiştiğinde, değişen toplam maaliyeti Veri Bağlantıları dosyasına hiçbir ek işlem yapmadan yazdırmak. Bunun için şu adımları izleyelim:

• İki dosyanın da aynı anda açık olduğundan emin olalım.

“Veri Bağlantıları.xlsx” dosyamızda İ4 hücresine gelelim ve = işareti yapalım. (shift + 0).

• Daha sonra, herhangi bir tuşa basmadan ctrl + F6 yaparak “İşlem Maaliyeti.xlsx” dosyamıza geçelim.
  not: burada Jaws, NVDA veya Windows’un dahili ekran okuyucusu herhangi bir şey okumamaktadır.

“İşlem Maaliyeti.xlsx” dosyasına geçtikten sonra hiçbir işlem yapmadan, F5 tuşuna basarak git alanına C15 yazıp enter yapalım.

Yine ekran okuyucumuz bize herhangi bir şey okumayacak. Ancak bir kez daha enter yapalım ve tekrar “Veri Bağlantıları.xlsx” dosyasında olduğumuzu fark edeceğiz. Dilerseniz insert + t yaparak tekrar kontrol edebilirsiniz.

Ek bilgi: Dosyaları bağlamak için ctrl + F6 ile dosya geçişi yapmanıza gerek yok. Bu işlemi şu formülle de yapabilirsiniz.
='[dosya adı]çalışma sayfası'!$Sütun Harfi$Satır Sayısı
yani bu dosya için:
='[İslemMaaliyetleri.xlsx]Truck Fuel'!$C$15

              Evet, bağlantımız da hazır. Fakat dikkat etmemiz gereken bazı noktalar var.

                            Önemli Uyarılar:

1. Yukarıda belirttiğim gibi, bağlayacağımız dosyaya gittiğimizde ekran okuyucular herhangi bir şey okumuyor.
2.  Bağlayacağımız dosyaların yerleri değişirse, dosyalar bağlanmakta ve güncellenmekte başarısız olacaktır. Klasörlerini değiştirmemek önemli. Veya klasörleri değiştirdikten sonra, iki dosyanın da aynı klasörde olmasına dikkat ederek, dosyaları tekrar bağlayabilirsiniz.
3. Verilerin güncellenmesi için, iki dosyanın da aynı anda açık olması gerekmektedir. Örneğin Veri bağlantıları dosyamız kapalıyken, İşlem maliyetleri dosyasında verileri değiştirdik ve dosyayı kapattık. Daha sonra Veri Bağlantıları dosyasını açtığımızda, işlem maliyetleri dosyasındaki verilerin güncellenmediğini göreceğiz. Bunu engellemek için, işlem maliyetleri dosyasında veri güncellemesi yaptıktan sonra, veri bağlantılarını da işlem maliyetleri açıkken açmamız ve verilerin güncellendiğini görmemiz gerekmektedir.