Excel Kursu Ders 13:Veri Birleştirme ve Pivot Tablolar OLuşturma

Excel Kursu Ders 13: Veri birleştirme ve Pivot Tablolar oluşturma

Ders Amaçları ve Elde Edilmesi Beklenen Kazanımlar

Bu dersin sonunda katılımcıların aşağıdaki konularda bilgi ve fikir sahibi olmaları, bu konularda uygulama yapabilmeleri beklenmektedir.

• Farklı Çalışma kitaplarındaki verileri başka bir çalışma kitabında birleştirme.
• Pivot tablolar oluşturma.
• Oluşturulan pivot tablonun satır, sütun ve değerler bölümlerine farklı alanları ekleyebilme.
• Pivot tablolarda süzme işlemleri yapabilme.
• Pivot tabloların adını değiştirebilme.
• Pivot tablolardaki hesaplama yöntemini değiştirebilme.
• Pivot tablolardaki hücre biçimlerini yönetebilme.
• Pivot Çartlar oluşturma.
• Pivot çartlardaki eksen ve seriler bölümlerine alan ekleyebilme.
• Pivot çartların grafik türlerini değiştirebilme.

Ders Malzemeleri

Dersimizden tam olarak yararlanmak için, aşağıda bağlantısını paylaştığımız dosyaları bilgisayarınıza indirin ve bu dosyalarla çalışın.

https://www.sendspace.com/pro/dl/wpw5bd

DersinEngelsiz Eğitim  TeamTalk odasında yapılan sesli versiyonunu indirmek için

http://www.dunyayaseslen.com/sites/default/files/Microsoft%20Excel%202016%20kullan%C4%B1m%C4%B1%2C%20veri%20birle%C5%9Ftirme%2C%20pivot%20tablolar.mp3

bağlantısını kullanabilirsiniz.

Farklı Çalışma Kitaplarındaki Verileri Birleştirme

Şu ana kadar ki Excel eğitimlerimizde, daha çok ya küçük veri tabanlarıyla çalıştık, ya da tek bir dosyada işimizi halledebileceğimiz örnekler üzerinde durduk. Halbuki Excel aslında çok çok büyük ham datanın toplanması amaçlı geliştirilmiş bir tablolama aracı ve şirketler, iş kolları çok sayıda farklı bölgeden gelen datayı Excel içinde derleyip kararlarını ona göre veriyor, politikalarını ona göre üretiyor.

Bu eğitimimizde size örnekleyeceğim çalışma kitapları da bu amacı şümule eden dosyalar. Örneğin Veri birleştirme için kullanacağımız çalışma kitapları çağrı merkezlerine saatlik gelen çağrı sayılarını tutuyorlar. Bir çalışma kitabında 9 ayrı çağrı merkezinde bir ay içinde sabah saat 9 ile gece 23 arası her saat ne kadar çağrı geldiği hesaplanmış. Ne var bunda diyeceksiniz, ama aynı dosyanın ocak, şubat, Mart, Nisan ve Mayıs ayları için de hazırlandığını varsayalım. Şirket müdürü de Ocak Mayıs döneminde her saat aralığında toplam kaç çağrı geldiğini soracak merkezlerde diyelim. Şu ana kadar bildiğimiz yöntemlerle bunu yapmak için her ayın verilerinin tutulduğu çalışma kitaplarını açmamız, her merkezin her saat arası çağrı sayılarını kopyalamamız veya bağlantı vermemiz ve yeni çalışma kitabımızda bunları tek tek toplamamız gerekecek. Hatırlatırım ocaktan mayısa toplam 5 ay, 9 çağrı merkezi ve her çağrı merkezi satırında ise ayrı ayrı saatleri gösteren 14 veri bulunuyor. Eğer verileri birleştirmeden bu işi yapacaksak, her çağrı merkezi satırında bulunan 14 veriyi 5 ayın dosyasından tek tek alıp ayrı ayrı toplamamız anlamı çıkıyor ki, çekilecek çile değil ve hata yapmaya çok açık bir durum. Alacağı zaman da cabası.

İşte Excel tam da böyle durumlara sunduğu mükemmel çözümler nedeniyle çok fazla tercih edilen bir ofis programı. Veri birleştirme benzer durumlar için geliştirilmiş bir araç. Tek yapmamız gereken birleştirmek istediğimiz bütün çalışma kitaplarını ve bunları birleştireceğimiz çalışma kitabını açmak, birleştirme yapacağımız çalışma kitabındayken, Veri şeridinde, veri araçları grubunda yer alan birleştir bölümünü açmak, her çalışma kitabındaki ilgili hücre aralığını seçerek buraya eklemek ve tamam düğmesine basmak olacak. Bu şekilde bir seferde tüm çağrı merkezlerindeki, tüm saat aralıklarının toplam sonucu yeni tablomuzda belirmiş olacak.

Fakat hayatımızı kolaylaştıran bu araç, maalesef henüz ekran okuyucularca erişilebilir olarak kullanılamıyor. Birleştir iletişim kutusunu açtıktan sonra iletişim kutusunu daraltıp birleştirilecek çalışma kitabına geçildikten sonra, yön tuşlarıyla hücreler arasında dolaşılmasına karşın, ekran okuyucular hangi hücrede olduğumuza ilişkin bir geri bildirim vermiyorlar. Ancak eğer önceden hangi aralıktaki hücreleri seçeceğinizi biliyorsak, anneden kalma da olsa, sakince istediğimiz hücreye gelip shift ve yön tuşlarıyla istediğimiz aralığı seçmemiz mümkün. Zaten sonra alt+tab ile iletişim kutusuna döndüğümüzde, eğer yanlış bir seçim yaptıysak, bunu öğrenebiliyoruz ve seçimi kaldırıp tekrar seçebiliyoruz. Doğru aralığı seçmeyi başardığımızda, ekle düğmesine basıp bir sonraki çalışma kitabındaki hücre aralığını seçerek işlemi sürdürebiliyoruz. Bu kadar gevezelik yeter diyorsanız, gelin işin nasıl yapıldığını uygulayarak görelim.

• Öncelikle, ders klasörümüzde bulunan, Ocak aramaları, Şubat Aramaları ve Veri Birleştir dosyalarını açalım. Amacımız için ocak ve şubat aylarındaki veriyi birleştireceğiz.
• İlk olarak erişilebilirlik sıkıntıları da olduğundan çalışma kitaplarını keşfetmemiz gerekiyor. Her 3 dosyada da aynı yapı kurgulanmış. B4 hücresinde çağrı merkezi yazıyor ve C sütunundan O sütununa dek sabah 9’dan akşam 9’a dek olan saatleri göreceğiz. Dördüncü satır başlık satırı olarak oluşturulmuş. Beşinci satırda ise veriler girilmeye başlanmış. B5 satırında Ankara yazısını göreceğiz ve C5’ten O5 sütununa dek Ankara’ya her saat gelen arama sayılarının girilmiş olduğunu anlayacağız. Ankara gibi 9 ayrı merkez için aynı işlem yapılmış yani O13 hücresine kadar elimizde verilerin olduğunu gözlemlememiz gerekiyor. Bu durumda biz C5 ile O13 arasındaki hücre aralığını seçmek zorundayız. Bunun nedeni Veri Birleştir çalışma kitabında satır ve sütun başlıklarının önceden girilmiş olması. Yani çağrı merkezi adları ve saat aralıklarının olduğu B sütunu ve dördüncü satır zaten önceden girilmiş. Bu nedenle bizler Veri birleştir çalışma kitabındaki C5 ile O13 arasındaki boş hücreleri, ocak ve şubat ayından gelen verilerin toplamlarıyla dolduracağız.
• Şimdi Hem Ocak Aramaları, Hem de Şubat Aramalar dosyalarında A1 hücresinde olduğumuzdan emin olalım. Bu, sonrasında nereden başlayacağımız noktasında bize kolaylık olabilir.
• Aynı şekilde Veri Birleştir dosyamızda da verilerin yerleşmesini amaçladığımız C5 hücresi üzerine gelelim. Burada önemli bir noktanın altını çizmeliyiz. Birleştirme yapacağımız dosyada, birleştirme yapılacak hücre aralığı kadar boş hücre bulunmalıdır. Bu hücrelerde veri olmamalıdır.
• Şimdi verileri Birleştir dosyasında Veri şeridine, Oradan ctrl+sağ yön tuşlarıyla Veri Araçlar grubuna, oradan da tab tuşuyla Birleştir bölümüne gidelim ve enter tuşuna basalım. Ya da önce alt+x, Sonra Ş harfine basalım.
• Gelen iletişim kutusunda birkaç kez Shift+Tab tuşlarına basarak göz at düğmesini bulalım ve boşluk çubuğuna bastığımızda burada gelecek klasik dosya aç bölümünden Ocak Aramaları.xlsx dosyasının yerini gösterelim. Tekrar Başvuru yazma alanına döndüğümüzü, ve alanda Ocak aramaları dosyasının bulunduğunu göreceğiz, bundan emin olalım.
• Şimdi ctrl+F6 tuşuna Ocak Aramaları dosyasına gelinceye dek basalım.
• Artık en dikkatli olmamız gereken alana geldik. Aslında Ocak aramaları dosyasının A1 hücresindeyiz, ama yön tuşlarıyla dolaştığımızda, ekran okuyucumuz bize bir şey okumayacak. O nedenle dikkatli biçimde önce 4 kez aşağı yön tuşuna basarak beşinci satıra, oradan da 2 kez sağ yön tuşuna basarak C sütununa gelelim. Yani C5 hücresine gitmiş olacağız.
• Bildiğimiz gibi, Üzerinde bulunduğumuz hücre zaten seçili. Biz elimiz Shifte basılıyken 12 Kez sağ yön tuşuna basarak seçimi C5 ile O5 arasına kadar genişletelim.
• Şimdi de el shifte basılıyken Tekrar 12 Kez aşağı yön tuşuna basarak seçimi 13. Satıra kadar taşıyalım. Yani böylece C5 ile O13 arasını seçmiş olduk.
• Alt+Tab ile birleştirme yapacağımız verileri birleştir dosyasına geri dönelim. Buradaki başvuru kısmında artık çalışma kitabı adıyla birlikte seçili olan kısım da okunacak. Eğer doğru aralığı seçtiysek, Alt+e tuşlarına basarak bu veri aralığını birleştirme alanına ekleyelim.
• Şimdi aynı işlemleri şubat çalışma kitabı içinde yapacağız.
• Gelen iletişim kutusunda birkaç kez Shift+Tab tuşlarına basarak göz at düğmesini bulalım ve boşluk çubuğuna bastığımızda burada gelecek klasik dosya aç bölümünden Şubat Aramaları.xlsx dosyasının yerini gösterelim. Tekrar Başvuru yazma alanına döndüğümüzü, ve alanda Şubat aramaları dosyasının bulunduğunu göreceğiz, bundan emin olalım.
• Şimdi ctrl+F6 tuşuna Şubat Aramaları dosyasına gelinceye dek basalım.
• Artık en dikkatli olmamız gereken alana geldik. Aslında Şubat aramaları dosyasının A1 hücresindeyiz, ama yön tuşlarıyla dolaştığımızda, ekran okuyucumuz bize bir şey okumayacak. O nedenle dikkatli biçimde önce 4 kez aşağı yön tuşuna basarak beşinci satıra, oradan da 2 kez sağ yön tuşuna basarak C sütununa gelelim. Yani C5 hücresine gitmiş olacağız.
• Bildiğimiz gibi, Üzerinde bulunduğumuz hücre zaten seçili. Biz elimiz Shifte basılıyken 12 Kez sağ yön tuşuna basarak seçimi C5 ile O5 arasına kadar genişletelim.
• Şimdi de el shifte basılıyken Tekrar 12 Kez aşağı yön tuşuna basarak seçimi 13. Satıra kadar taşıyalım. Yani böylece C5 ile O13 arasını seçmiş olduk.
• Alt+Tab ile birleştirme yapacağımız verileri birleştir dosyasına geri dönelim. Buradaki başvuru kısmında artık çalışma kitabı adıyla birlikte seçili olan kısım da okunacak. Eğer doğru aralığı seçtiysek, Alt+e tuşlarına basarak bu veri aralığını birleştirme alanına ekleyelim.
• Buraya aynı şekilde dilediğimiz kadar dosya ekleyebiliriz. Ancak sanırım amacımız hasıl oldu. Bir kez tab tuşuna bastığımızda liste halinde birleştirme yaptığımız çalışma kitapları ve seçili aralıklar bulunacak. Burada yön tuşları yardımıyla dolaşarak doğru eklemeler yaptığımızı teyit edelim.
• Şimdi bir kez daha tab tuşuna basalım. Karşımıza İşlev bölümü çıkacak ve varsayılan olarak Toplam seçili olacak. Burası, birleştirme sonrası verilerle ne yapılacağını belirlediğimiz alan. Toplama yapacağımız gibi, ortalama alma, çarpma gibi işlevleri de yapabiliriz. Şimdilik bu alana dokunmayalım.
• Karşımıza gelecek diğer iki tab alanında Üst Satır ve Sol sütun onay kutuları olacak. Eğer üst satırımızda ve sol sütunda başlık hücreleri bulunsaydı, bunları işaretlememiz gerekebilirdi. Ancak öyle bir durum olmadığı için buralara dokunmadan geçelim.
• Sonraki onay kutusu ise çok kritik: Kaynak Veriye Bağlantı oluştur. Eğer bu onay kutusunu işaretlersek, Artık Ocak ve Şubat aramaları dosyalarında yapacağımız her değişiklik doğrudan Verileri Birleştir dosyamıza otomatik olarak yansıtılmış olacaktır. Boşluk çubuğuyla burayı işaretleyelim.
• Bir kez daha taba bastığımızda artık mutlu son, tamam düğmesine ulaştık.  Boşluk çubuğuna basarak birleştirme işlemini tamamlayalım.
• Verileri Birleştir dosyamızın B4 hücresinde ad tanımla bölümünden Title başlığını tanımladıktan sonra hücreler arasında dolaşırsak, Her çağrı merkezinin her saat aralığı için ocak ve şubat verilerinin toplamlarının bulunduğunu göreceğiz. Tebrikler.

Pivot Tablolarla Çalışma

Dersimizin başında Excel’in çok büyük miktarda veriyi barındırmak ve bu veri üzerinde türlü işlemlerle özetler çıkarmak için kullanılan bir yazılım olduğundan bahsetmiştik. Pivot tablolar da, bu işlevin en güzel göstergelerinden birisi. Pivot tablo aslında özet tablo anlamına geliyor, ve büyük bir verinin dilediğimiz bambaşka biçimlerde gösterilmesine olanak sağlıyor. Benzer işlemleri süz komutuyla da yapabiliyoruz esasında. Ancak Pivot tablo, verinin ham halinden başka bir düzende gösterilmesine de imkan veriyor. Örneğin, Verinin farklı satır ve sütun başlıklarına göre yeniden görüntülenmesi pivot tablolara sayesinde olabiliyor.

Sizler İçin Microsoft tarafından hazırlanan Excel kitabından bir örnek Excel dosyasını Türkçeleştirdim. Bu Çalışma kitabında 9 eyalette 2014 başından 2015 sonuna kadar her gün ne kadar mal taşındığı bilgisi yer alıyor. Yani Her gün için Her eyaletin ayrı ayrı verisi bulunuyor. Böyle bir çalışma kitabında yalnızca bir eyaletin Bir yıl içindeki verilerini görebilmek mümkün belki süzme işlemiyle. Ancak Yıllara göre her eyalette ne kadar mal taşınıyor diye bir soruyla karşılaşırsak, pivot tabloları kullanmadan bunu yapmak çok zor olurdu. Çünkü bu durumda Yılları satır başlıkları, Eyaletleri de sütun başlıkları olarak belirleyip her yılın karşısına eyaletlerde bir yıl içinde taşınan miktarları eklememiz gerekecekti. Yani her eyalet için her yılın verisini ayrı ayrı toplamamız ve yeni bir tablo yapmamız anlamına gelecekti bu durum. Şükür ki, pivot tablolar var ve bu tür işlemleri otomatik yapıyor.

Bir pivot tablo oluşturmak için önce ham veri tablomuzun ilk hücresine gelip tüm veri aralığını ctrl+shift+end ile seçerek işe başlarız. Sonrasında ekle şeridinin ilk öğesi olan pivot tabloyu bulup tamam düğmesine basarak yeni bir çalışma sayfasına pivot tablomuzu eklemiş oluruz. Ardından Yeni tablomuzun, satır, sütun ve değerler başlıklarını belirlemek için otomatik olarak açılan Alan görev bölmesine F6 tuşuna basarak ulaşırız. Burada yön tuşlarımızla Veri başlıklarımızı duyacağımızdan dilediğimiz başlığı boşluk çubuğuyla işaretleyip uygulama tuşuna basarak çıkan menüden, Satır, Sütun veya Değerler alanlarından birine atayarak tablomuzu oluşturmuş oluruz. Şimdi gelin bu özet anlatımı daha detaylı biçimde adım adım uygulayalım.

Ders klasöründe bulunan Pivot tablolar oluştur dosyasını açalım ve aşağıdakileri yapalım.

• İçinde merkez yazan B2 hücresine gelelim ve ctrl+Shift+end ile tüm veri aralığını seçelim.
• Ekle şeridine gelip bir kez aşağı yön tuşuna basarak Pivot tablolar düğmesini bulalım ve giriş tuşuna basalım.
• Karşımıza çıkacak ilk alan “Çözümlemek İstediğiniz Verileri Seçin” bölümüdür. Biz daha önce seçim yaptığımız için, buraya dokunmamıza gerek yok. Bir kez daha tab tuşuna bastığımızda, Tabloyu nereye oluşturacağımızı seçmemiz istenir. Burada varsayılan olarak yeni çalışma sayfası seçilidir ve öyle kalması faydalı olacaktır.
• İki kez daha tab tuşuna basarak tamam düğmesini bulalım ve boşluk çubuğuna basalım.
• Yeni bir çalışma sayfasında pivot tablomuzu oluşturduk. Sıra geldi tablomuzun, satır, sütun ve değerlerine kaynaklık etmesini istediğimiz alanları belirlemeye. Tüm bu alanlar, otomatik olarak açılan alan görev bölmesinde yer alır. Ofis içerisinde bu tür görev bölmelerine ulaşmak için F6 tuşunu kullandığımızı hatırlayarak alanları görmek amacıyla bu tuşa basalım.
• Görev bölmesinde bizi ilk olarak arama yapabileceğimiz bir yazma bölümü karşılar. Aşağı yön tuşuna basarak alanları görelim.
• Kullandığımız çalışma kitabındaki ilk alan Merkez alanıdır ve eyaletlerin başlık hücresidir. Biz, ham veriden farklı olarak her eyaletin bir sütun başlığı olmasını sağlayalım. Bunun için önce bir onay kutusu şeklindeki Merkez onay kutusunu boşluk çubuğuyla işaretleyelim.
• Şimdi uygulama tuşuna basalım ve çıkan menüden “Sütun Etiketlerine Ekle” öğesini seçip girişe basalım.
• Şimdi Aşağı yön tuşuyla yıl alanını bulalım, boşluk çubuğuyla işaretleyelim, uygulama tuşuna basalım ve bu sefer “Satır Etiketlerine Ekle” öğesini seçelim.
• Son olarak Yine Aşağı yön tuşuyla Taşınan Miktar alanını bulalım, boşluk çubuğuyla işaretleyelim, uygulama tuşuna basalım ve bu sefer de “Değerlere Ekle” öğesini seçelim.
• Böylece 2014 ve 2015 satırlarında Her eyaletin taşıma değerlerinin ve genel toplamın olduğu yeni bir özet tablo elde ettik. Shift+F6 tuşuna basarak tablomuzu inceleyebiliriz.
• Son bir işlemimiz kaldı. 2014 satırının üzerinde Toplam Yıl veya Toplam taşınan Miktar diye bir satır oluşmuş olabilir. Bu satırdan kurtulmak için, Toplam Yıl veya Toplam Taşınan miktar yazan hücreye gelelim, uygulama tuşuna basalım, ve çıkan menüden “Toplam yıl veya Toplam Taşınan Miktar Öğesini Kaldır” öğesini seçelim.

Tebrikler ilk pivot tablomuzu oluşturarak, yepyeni bir adımı başarmış olduk.

Pivot Tablolarda Süzme İşlemleri

Bildiğimiz gibi elimizdeki büyük datayı süzerek bir çok işlemi yapabiliyoruz. Aynı işlemi pivot tablolarda da yapmak mümkün. Bir pivot tabloda süzme işlemiyle elimizdeki veriyi çok daha rafine hale getirebiliyoruz. Pivot tablosu üzerinde süzme işlemine başlayabilmek için, önce satır etiketi denen hücreye gelmemiz ve burada alt+aşağı yön tuşuna basmamız gerekecektir. Bu işlem sonrası açılan menüde, şuna benzer seçenekler çıkar. A’dan Z’ye Sırala, Z’den A’ya sırala, Diğer Sıralama Seçenekleri, XXX filtresini temizle, Etiket Filtreleri Alt Menü, Değer Filtreleri Alt Menü. Tüm bu seçenekler sonrasında bir arama alanı görürüz. Buraya süzmek istediğimiz veriden birkaç karakter yazarak, alttaki sonuçları görüntülemiş oluruz. Eğer hiçbir şey yazmazsak, yön tuşlarıyla ilerlediğimizde, Süzme işlemini başlattığımız o satırdaki tüm verileri göreceğimiz bir ağaç görünümü karşımıza çıkacaktır. Buranın en başında tümünü seç öğesi işaretlidir. Bunun anlamı tüm öğelerin gösterileceğidir. Altında da satırdaki öğeler işaretli olarak karşımıza çıkar. Eğer Tümünü seç öğesinin işaretini kaldırırsak, bu sefer aşağıdaki öğelerin işaretleri de kalkmış olur. Eğer yalnızca bir öğenin gösterilmesini istiyorsak, Tümünü seç öğesinin işaretini kaldırıp yalnızca görüntülemek istediğimiz öğeyi işaretlememiz faydalı olacaktır. Eğer Yalnızca bir öğenin gösterilmemesini istiyorsak, bu sefer tümünü seçe dokunmayıp yalnızca o öğenin işaretini kaldırmak daha doğru olabilir. Şimdi Gelin, oluşturduğumuz pivot tablo üzerinde bazı Süzme denemeleri yaparak teoride anlattıklarımızı pratiğe dökelim.

En Son oluşturduğumuz pivot tablomuzda her eyaletin yıllık toplam taşıma miktarlarını görmüştük. İlk olarak burada tüm eyaletleri değil de yalnızca İçinde North geçen eyaletleri görüntüleyelim.

• Önce, eyaletleri Sütunlara yerleştirdiğimiz için Sütun etiketleri yazan hücreyi bulalım.
• Alt+aşağı yön tuşuna basalım.
• Çıkan menüde aşağı yön tuşuyla ilerleyerek Arama alanına ulaşalım ve buraya North yazalım.
• Aşağı yön tuşuyla ilerlediğimizde Tüm arama sonuçlarını seç öğesinin işaretli olduğunu göreceğiz. Bu, içinde North geçen tüm eyaletlerin gösterileceği anlamına gelir. Tab ile tamam düğmesini bulup boşluk çubuğuna basalım.
• Eyaletler arasında sağ sol yön tuşlarımızla dolaştığımızda, Yalnızca North Central, North East ve North West eyaletlerinin yıllık değerlerinin görüntülendiklerini göreceğiz.

Şimdi de tersi bir süzme işlemi yapalım ve içinde North geçen eyaletleri görüntülemeyelim.

• Önce, eyaletleri Sütunlara yerleştirdiğimiz için Sütun etiketleri yazan hücreyi bulalım.
• Alt+aşağı yön tuşuna basalım.
• Çıkan Menüden Merkez filtresini temizle öğesini bulup girişe basalım. Böylece bir önceki filtremizi temizleyerek tüm öğeleri göstermiş olduk.
• Şimdi Tekrar Alt+aşağı oka basalım ve yön tuşlarımızla Etiket Filtreleri alt menüsüne ulaşıp sağ yön tuşuna basalım.
• Çıkan menüden içermez öğesini seçelim.
• Gelen yazma alanına North yazalım ve girişe basalım.
• Şimdi eyaletler arasında sağ ve sol yön tuşlarımızla dolaştığımızda, içinde North olan hiçbir eyaletin olmadığını göreceğiz.
• Tekrar Sütun etiketleri üzerinde alt+aşağı yön tuşuna basalım ve bu filtreyi de temizleyelim.

Şimdi de önce satır etiketlerinde 2014 ve 2015 olan alana ay alanını da ekleyelim ve sonrasında Yalnızca, Ocak, Nisan, Ağustos ve Aralık aylarının verilerini görüntülemeyi deneyelim. Bu çalışma kitabında ay adları İngilizcedir.

• Önce Satır etiketleri yazılı hücre üzerindeyken alan listesine gelmek için F6 tuşuna basalım.
• Yön tuşlarımız yardımıyla ay alanını bulalım, boşluk çubuğuyla işaretleyelim, uygulama tuşuna basalım ve çıkan menüden satır etiketlerine ekleyi seçelim.
• Shift+F6 ile çalışma sayfamıza geri dönelim.
• Yön tuşlarıyla kontrol ettiğimizde, 2014 yılının altında ayları da göreceğiz ve en sonunda toplam değeri göreceğiz.
• Şimdi Satır etiketleri yazılı hücreye gelelim ve Alt+aşağı yön tuşuna basalım.
• Karşımıza ilk olarak Alan Seç seçim kutusu çıkacaktır. Böyle bir yeni bölümün çıkma nedeni, satır etiketlerinde hem ay, hem de yıl alanlarının bulunmasıdır. Biz oklar yardımıyla ay alanını seçelim ve tab tuşuna basalım.
• Karşımıza aynı süz menüsü gelecektir. Buradan İlerleyerek Tümünü seç onay kutusunun işaretini boşluk çubuğuyla kaldıralım.
• Yön tuşlarımız yardımıyla ağaç görünümünde ilerleyelim. Burada ayların baş harflerine basarak da hızlıca o aya ulaşabiliriz. Eğer ekran okuyucumuz Ben de olduğu gibi üzerine geldiğimiz öğeyi okumuyorsa, insert+yukarı yön tuşuyla okutabiliriz. Burada january, April, August ve December aylarını bulup boşluk çubuğuna basalım.
• Sonrasında tab ile tamam düğmesine ulaşım boşluk çubuğuna basalım.
• Satır etiketlerinde ilerlediğimizde yalnızca April, August, January ve December yani, nisan, ağustos, ocak ve aralık aylarının görüntülendiğini göreceğiz. Bunların karışık sıralanmasının nedeni İngilizce alfabetik bir sıralama yapılmasıdır.
• Son olarak incelememiz bittiğinde bu filtreyi de satır etiketleri hücresi üzerinde alt+aşağı yön tuşuyla açılan menüden temizleyelim. Burada her alanın filtresinin ayrı ayrı temizlenmesi gerektiğini unutmayalım.

Normal Excel çalışma sayfalarında olduğu gibi, pivot tablolarda da buna benzer tüm süzme işlemleri yapılabilir. Bunlara ek olarak o an hangi verilerin süzme işleminde gösterildiğini anlatmak için Dilimleyici diye görsel bir nesne oluşturulmuştur. Bu alan Maalesef erişilebilir olmadığı için anlatamıyoruz. Ancak Alan listesinde bir alan üzerinde uygulama tuşuna bastığımızda Dilimleyiciye ekle seçeneği de olduğunu hatırda tutun. Buraya bir öğe eklersek, dilimleyici çalışma sayfamızda bir obje olarak görünür. Yani Ctrl+Shift+O ile üzerine gelinebilir. Ancak Süzme işlemini buradan erişilebilir yapmak mümkün olmadığından bilgi olarak bilmeniz için bu bölümü kaleme alıyorum.

Pivot tablolarda Değişiklikler Yapma

Tıpkı her veri aralığı, grafik ve çalışma sayfaları gibi pivot tabloların da adları, formatları ve hesaplama yöntemleri değiştirilebilir. Pivot tablo üzerindeyken şerit menüsüne iki öğe daha eklenir: Çözümleme ve tasarım. Bu sekmeler kullanılarak tablolarla ilgili düzenlemeler yapılabilir. Uygulama tuşuna basıldığında çıkan menüden de bir çok tablo düzenlemesi yapılabilir.

Tablo Adını ve Hesaplama Yöntemini Değiştirme

Bir tablonun adını değiştirmek için Çözümleme şeridindeki Pivot tables Alt Menüsü kullanılır. Elimizdeki pivot tablonun adını Eyalet Taşıma Miktarları olarak değiştirelim.

• Önce Alt tuşuna basıp sağ yön tuşuyla çözümleme şeridini bulalım.
• Bir kez aşağı yön tuşuna basalım ve Pivot tables alt menüsüne ulaşalım.
• Boşluk çubuğuna basalım.
• Gelen yazma alanına Eyalet Taşıma Miktarları yazıp girişe basalım.

Şu ana kadar Pivot tablolarda hep özetleme sırasında değerlerin toplandığını gördük. Halbuki ortalama almak, veya başka hesaplamalar yapmak da mümkün. Bunun için içinde bir değer yazan bir hücrede olmamız gerekli ilk olarak. Sonrasında uygulama tuşuna basıp çıkan menüden Değerleri Özetleme Ölçütü alt menüsüne girerek toplam, ortalama, say, çarpım, en büyük, en küçük gibi seçeneklerden birini seçebiliriz. Aynı işlemi Çözümleme  şeridindeki alan ayarları bölümünden de yapabiliriz. Şimdi tablomuzdaki değer özetleme ölçütünü ortalama olarak değiştirelim.

• Toplam taşınan Miktar yazılı hücre üzerine veya içinde değer olan herhangi bir hücreye gelelim.
• Çözümleme şeridine girelim ve orada Tab tuşuyla Etkin Alan grubundaki alan ayarları düğmesini bulup boşluk çubuğuna basalım.
• Tab ile ilerleyerek Hesaplama türünü Seçin Liste kutusuna ulaşalım, oklar yardımıyla ortalama seçeneğini seçelim ve girişe basalım.

Yine diğer hücrelerde olduğu gibi seçili bir alanın hücre özeliklerini de biçimlendirebiliriz. Bunun için, o alana ait bir hücredeyken, Çözümleme şeridinin Etkin Alan grubundaki alan ayarı bölümünü kullanacağız. Şimdi de ortalama olarak belirlediğimiz hücrelerin sayı biçimini biraz değiştirelim.

• Ortalama taşınan Miktar yazılı hücre üzerine veya içinde değer olan herhangi bir hücreye gelelim.
• Çözümleme şeridine girelim ve orada Tab ile Etkin Alan grubuna ulaşalım. Buradan da alan ayarları düğmesini bulup boşluk çubuğuna basalım.
• Tab ile ilerleyip Sayı Biçimi düğmesi üzerinde boşluk çubuğuna basalım.
• Bir kez tab yapıp kategori kısmından oklarımız yardımıyla sayıyı seçelim.
• Bir kez daha taba basıp ondalık basamak sayısını 1 yapalım. Bunun için yön tuşlarını kullanabilir veya doğrudan yazabiliriz.
• Tab ile tamamı bulup girişe basalım.
• Bir kez daha tamam yaparak çalışma sayfamıza dönelim.

Pivot Çartlar Oluşturma

Bu kadar güzel özet tablolar yapılır da bunların grafikleri olmaz mı, diye soruyorsanız, yanıtımız elbette evet. Oluşan pivot tabloları görsel olarak da çok şık göstermek için Grafikleriyle birlikte oluşturmak mümkün. Bunu doğrudan pivot tabloyu ilk oluştururken, hücre aralığını seçtikten sonra, Grafikler grubundaki Pivot Çart bölünmüş düğmesinden yapabiliriz. Bu düğmeye doğrudan tıklarsak yalnızca bir çart oluşur. Alt+aşağı yön tuşuna basıp tıklarsak Hem Çart hem de Pivot tabloyu aynı anda oluşturabileceğimiz alanı görüntülemiş oluruz. Şimdi ders klasörümüzde bulunan

Pivot Çart oluştur dosyası üzerinde aşağıdaki işlemleri yaparak bir çart ve pivot tablo oluşturalım.

• Merkez yazılı B2 hücresine gelip ctrl+Shift+End ile tüm hücre aralığını seçelim.
• Ekle şeridine girip ctrl+Sağ yön tuşuyla grafikler grubunu bulalım ve orada tab ile ilerleyerek Pivot Çart bölünmüş düğmesi üzerinde alt+Aşağı yön tuşuna basalım.
• Gelen ekranda Bir kez aşağı oka basarak PivotChart ve PivotTable öğesini seçerek girişe basalım. Pivot tablo oluşturma iletişim kutusunda doğrudan girişe basalım.
• Artık içinde pivot tablo ve çartın olduğu yeni bir çalışma sayfasındayız.  JAWS kullanıyorsak, Ctrl+Shift+O, NVDA kullanıyorsak, insert+F7 tuşlarına basalım, gelen seçim alanından grafiğimizi bulup girişe basalım. Böylece çartımızı seçili hale getirmiş olduk.
• Sıra çartımızın Seri ve değerler alanlarını belirlemeye geldi. Tıpkı pivot tabloda olduğu gibi çart seçiliyken de bir alan listesi görev bölmesi açılacaktır. Bu görev bölmesine ulaşmak için F6 tuşuna basalım bir ya da iki kez.
• Gelen Alanda Önce Merkez alanını bulalım, boşluk çubuğuyla işaretleyelim, uygulama tuşuna basalım, ve çıkan menüden Serilere ekleyi seçelim.
• Daha sonra Taşınan Miktar alanını bulalım, boşluk çubuğuyla işaretleyelim, uygulama tuşuna basalım, ve çıkan menüden Değerlere ekleyi seçelim.
• İlk grafiğimiz oluştu. Shift+F6 ile çalışma sayfamıza dönelim. Eğer grafik halen seçiliyse JAWS kullanıcısıysak Ctrl+Insert+C tuşlarına basarak grafiğimizi okuyabiliriz. Eğer bu tuş bir şey yapmazsa, grafiğimizi tekrar seçmemiz gerekecektir.

NVDA kullanıyorsak, Insert (Dikkat CapsLock Değil) F7 tuşlarına basıp grafiğimizi seçtikten sonra Insert+boşluk yaparak odak kipi kapalı ise açtığımızdan emin olmalıyız. Bazen grafik seçildiğinde otomatik olarak açılmış olabilir. Sonrasında grafiğin başlığı, çizim alanı ve verilerin olduğu alanlar arasında ctrl+sağ yön tuşuyla dolaşıp, Grafik öğeleri arasında yine ctrl+sağ, sol, aşağı ve yukarı yön tuşları kullanılarak grafiği okuyabiliriz. NVDA kullanıyorsanız, Ctrl+yön tuşlarıyla grafiği okumayı keşfedin.

Çart oluşturmayı öğrendik. Şimdi de Çartımızda değişiklikler yapmayı öğrenelim. Çart üzerinde bir değişiklik yapacaksak, JAWS kullanıcıları olarak, Ctrl+Shift+O, NVDA kullanıcıları olarak da insert+F7 tuşlarına basarak gelen ekranda çartımızı seçmemiz gereklidir. Bu seçimi yaptıktan sonra aşağıdaki değişiklikleri yapalım.

• F6 Tuşuna basarak alan listesine ulaşalım ve Merkez alanını bulup boşluk çubuğuyla işaretini kaldıralım.
• Sonrasında Yıl alanını bulalım, boşluk çubuğuyla işaretleyelim, uygulama tuşuna basalım ve çıkan menüden Eksen Alanlarına (Kategorilere) ekleyi seçelim.
• Çartımızın eksen alanına yılı eklediğimiz için, grafik türümüzü de değiştirmemiz yararlı olacaktır. Eğer alan listesindeysek Shift+F6 ile çalışma sayfamıza dönelim. Grafiğimiz halen seçiliyse, uygulama tuşuna basalım ve çıkan menüden grafik türünü değiştir öğesine girelim.
• Bir kez tab tuşuna basalım, sağ ve sol yön tuşlarımız yardımıyla grafik türleri arasında dolaşarak Çizgi grafiğini seçelim. Sonrasında tab ile ilerleyerek tamam düğmesine basalım.
• Artık çart üzerinde JAWS ile Ctrl+Insert+C, NVDA ile odak kipi açıkken Ctrl+yön tuşlarıyla hareket ettiğimizde,  Eksen alanında yılların olduğunu ve değerlerini göreceğiz.

Ödev

Ders klasörümüzde size verilen dosyalar boş olarak verilmiştir. Hem veri birleştirme, Hem pivot tablo oluşturma hem de pivot çart oluşturma çalışma kitaplarında dersteki yönergeleri takip ederek son hallerine getirin.