Excel Kursu Ders 15: Makrolarla Çalışma

Eğitimin Adı Excel

Eğitimci ve yazan Engin Yılmaz

Ders: 15

Konu: Makrolarla Çalışma

Ders Amaçları ve Elde Edilmesi Beklenen Kazanımlar

Bu dersin sonunda katılımcıların aşağıdaki konularda bilgi ve fikir sahibi olmaları, bu konularda uygulama yapabilmeleri beklenmektedir.

Makronun tanımı ve yapabilecekleri hakkında fikir sahibi olma.

Makro öncesi Excel güven merkezinde yapılacak ayarları bilme ve uygulama.

Kişisel Makro çalışma kitabını ve anlamını kavrama.

Excel başladığında hangi dosyaların nasıl otomatik açılabileceğini anlama.

Makro kaydedebilme ve kaydı durdurabilme.

Makroları düzenleyebilme.

Makroları Hızlı Erişim araç çubuğuna ekleyebilme.

Özet

• Makro Excel içinde belirli eylemleri daha hızlı biçimde yapmamızı sağlayan ve Visual Basic editörüyle çalışan küçük programcıklar olarak tanımlanabilir.
• Makro oluşturmadan önce Excel seçeneklerine girilir, Güven merkezi bölümündeki güven merkezi ayarlarından makro seçilir ve Buradan VBA makrolarını etkinleştir seçim düğmesi seçilir. Ayrıca buradaki onay kutuları da işaretlenir.
• İlk makromuzu oluşturmak için görünüm şeridindeki makro bölümüne Alt+M, M tuşlarıyla gelinir ve Makro Kaydete basılır. Makro adında boşluk veya Türkçe karakter bulunamaz. Kısayol tuşu için yalnızca bir harfe basılabilir ve bu harfin önüne kullanımda Ctrl tuşu eklenir. Saklama yeri bölümünde Kişisel Makro Çalışma kitabı seçilirse makro diğer çalışma kitaplarında da kullanılabilir. Ancak bunun öncesinde Makro kişisel çalışma kitabının kaydet sorusuna mutlaka kaydet yapılmalıdır.
• Bir makro oluştururken Makro Kaydet düğmesine basıldıktan sonra Excel içinde yapılan tüm eylemler makroya kaydedilir. İşimiz bitince Yine Görünümdeki Makro bölümünden kaydı durdura basılmalıdır. Sonrasında yine Kişisel makro çalışma kitabının kaydedildiğinden ve bir sonraki Excel başlatıldığında PERSONAL.XLSB dosyasının açıldığından emin olunmalıdır.
• Makroları düzenlemek, silmek, çalıştırmak veya adımlamak için Alt+F8 tuşlarına basılarak makro iletişim kutusu kullanılabilir. Buradaki seçeneklere girilirse makronun atanmış kısayol tuşu değiştirilebilir.
• Bir Makroyu hızlı Erişim araç çubuğuna eklemek için Hızlı erişim araç çubuğunu özelleştir bölümü ve buradaki diğer komutlar bölümü kullanılmalıdır. Gelen ekranda komutlar arasından makrolar seçilerek listelenen makrolar hızlı erişim araç çubuğuna eklenebilir.
• Oluşturduğumuz makroları başkalarıyla paylaşmak için PERSONAL.XLSB dosyasını kişilere göndermek mümkündür. Bu dosyanın adı da değiştirilebilir.  Alıcının Excel’i açtığında bu dosyayı da açması veya otomatik açılması için XLSTART klasörüne kopyalaması gerekecektir.

Makro Nedir

Yeni bir çalışma kitabı açtığınızda yaptığınız günlük rutinler olabilir. Örneğin ben mutlaka birinci veya ikinci satırı başlık satırı olarak ayarlayıp bir de satır yükseklikleri ve sütun genişliklerini içeriğe uyacak şekilde otomatik yapıyor ve yeni çalışma kitabıma veri girişine bundan sonra başlıyorum. Ya da son dönemlerde Günlük olarak GETEM’de bizimle çalışan öğrenci arkadaşlarımız için girilmek üzere eserler hazırlıyoruz. Bunların başında da eser adı, seslendiren ve klasör yolu bölümlerinden oluşan bir başlık satırı yapıyorum. Aslında nasılsa günlük diye bazen yapmaya üşendiğim de oluyordu ne yalan söyleyeyim. İşte makrolar bu tarz günlük rutinlerinizi tek bir tıklama veya kısayol tuşuna basarak yapmamızı sağlayan küçük programcıklar denebilir. Tıpkı eklenti veya Scriptler gibi. Kendimce bu tanımı yazdıktan sonra bir de Chat GPT’ye sorayım dedim ve aldığım yanıt benzer çıktı: Excel'de makro, kullanıcıların sık sık yaptıkları işlemleri tekrar etmek yerine bir kez kaydetmelerini ve daha sonra otomatikleştirmelerini sağlayan bir araçtır. Makrolar, VBA (Visual Basic for Applications) adı verilen bir programlama dili kullanılarak oluşturulur.

Visual Basic, programcık deyince hemen paniğe kapılmayın. Benim gibi programlama diline hâkim olmayan bir kullanıcı bile Excel içinde basit makrolar oluşturup bunları kullanabilir. Elbette, bu konuda da çok ileri düzey makrolar yazmak ve bunları Visual Basic editörü kullanarak düzenlemek mümkün. Ancak bu dersin konusu kodlamaya girmeden orta düzey kullanıcı olarak makrolar kaydetmeyi be bunları farklı yöntemlerle çalıştırabilmeyi amaçlıyor.

Excel Seçeneklerinde Makro Ayarları

Makrolarla çalışmaya başlamadan önce Excel’in makrolara izin vermesini sağlamamız gerekiyor. Çünkü varsayılan olarak güvenlik gereği makrolara izin kapalı olacak. Bunun için önce dosya sekmesine tıklıyor ve oradan seçeneklere giriyoruz. Office 365 sonrası önce diğer seçenekler bölümüne oradan de seçeneklere girmemiz gerekecek. Sonrasında Güven merkezi kategorisine gelip güven merkezi ayarlarını açıyoruz. Buradan da Makro ayarlarını seçiyoruz.

Karşımıza çıkacak bir dizi seçim düğmesi arasından VBA makrolarını etkinleştir (önerilmez, tehlikeli olabilecek bir kod çalışabilir) seçim düğmesini işaretliyoruz.

Tab ile ilerleyerek VBA makroları etkinleştirildiğinde Excel 4,0 makrolarını etkinleştirin ve VBA projesi nesne modeli erişimine güven onay kutularını da işaretleyerek tamam yapıyoruz. Artık makro yazmaya ve çalıştırmaya hazırız.

Kişisel Makro Dosyamız PERSONAL.XLSB Dosyasını oluşturalım

Makrolarımızı oluşturmadan önce boş bir makro kaydederek Bunu da PERSONAL.XLSB dosyasına kaydetmemiz gerekiyor. Makrolar görünüm şeridindeki makro grubunda yer almakta. Hızlıca ulaşmak için sırasıyla Alt+M ve sonra tekrar M harfine basmanız yeterli. Buraya girdiğimizde makroları görüntüle, Makro Kaydet ve Göreli başvuruları kullan seçeneklerini göreceğiz. Boş bir makro kaydetmek için şu adımları izleyelim.

• Alt+M, m harflerine basalım.
• Aşağı yön tuşuyla Makro Kaydete tıklayalım.
• Makro adı kısmı bizi karşılayacak ve varsayılan olarak Makro1 yazacak. Bunu değiştirmemize gerek yok. Normalde Makro adlarının bitişik yazılması, içinde yalnızca harflerin bulunması ve Türkçe karakterlerin bulunmaması gerektiğini hatırda tutalım.
• Tab ile ilerleyelim. Kısayol tuşu bölümü karşımıza çıkacak. Kısayol tuşu yalnızca bir harf olabilir. Buraya yazdığımız karakterin başına ctrl tuşu ekleniyor. Eğer bir harfi büyük yazarsak sonrasında bu kısayolu kullanmak için Ctrl+Shift ile birlikte o karaktere basıyoruz. Biz bu aşamada bu bölümü boş bırakalım ve taba basalım.
• Şimdi makronun saklanacağı yer kısmına geldik. Varsayılan olarak bu çalışma kitabı seçeneği seçilidir. Eğer burayı değiştirmezsek, makromuz yalnızca üzerinde bulunduğumuz çalışma kitabında çalışacaktır. Tüm dosyalarda çalışması için yön tuşuyla Kişisel Makro çalışma kitabını seçelim. Böylece daha önce oluşturmadıysak bizim için .XLSB uzantılı bir makro dosyası oluşturulacak.
• Tab ile ilerleyerek açıklama kısmına gelelim. Buraya istersek bir açıklama yazabiliriz. Ancak zorunlu değil.
• Yine tab ile tamam düğmesine gelip boşluk çubuğuna basalım. Artık makro kaydımız başladı. Bundan sonra Excel içinde yapacağımız her eylem kaydedilecek.
• Bu makro için bir eylem yapmayacağız. Tekrar Alt+M M harflerine basarak makro bölümüne gelelim ve aşağı yön tuşuyla Makro kaydını durdur seçeneğini bulup girişe basalım. Tebrikler. İlk makromuz hazır.
• Şimdi Excel’i kapatalım. Bize iki kaydetme sorusu sorulacak. İlki klasik çalışma kitabımızda yaptığımız değişikliklerle ilgili olan. Buna kaydetme diyebiliriz. Ama ikincisi Kişisel Çalışma kitabında yaptığımız değişikliklerle ilgili olan soru. İşte bu soruya kaydet diyelim. Böylece ilk kez makro yazıyorsak PERSONAL.XLSB kişisel makro dosyamız oluşacak. Ve bu dosya Excel’in başladığında otomatik başlaması için XLSTART adlı bir klasöre kaydedilecek. Artık Excel’i bir daha açtığımızda PERSONAL.XLSB dosyası da arka planda açılarak makrolarımız kullanılabilir olacak.

XLSTART Klasörü

Yukarıda bahsettiğimiz XLSTART klasörünün içine koyduğumuz tüm dosyalar Excel’i bir sonraki başlatışta otomatik olarak açılacaktır. Buna makro dosyaları, şablon dosyaları ve çalışma kitapları dahil. Bu klasörün yolu Farklı işletim sistemlerinde değişse de Windows 10 kurulu bilgisayarımda şuradaydı: C:\Users\engin\AppData\Roaming\Microsoft\Excel\XLSTART

Yani C, Kullanıcılar, kendi kullanıcı adınız, App Data, roaming, Microsoft, Excel. Bazı kullanıcılarda app data sonrasında roaming değil local içinden de buraya gidilebiliyor. Aslında başlangıç yerinin burası olması zorunlu değil. değiştirmek isterseniz Dosya sekmesindeki Seçeneklere, oradan da gelişmiş kategorisine gidebilirsiniz. Burada daha hızlı ulaşmak için Shift+Tab kullanarak genel grubundaki Başlangıçta tüm dosyaların açılacağı yer bölümüne ulaşabilirsiniz. Eğer başka bir klasör tanıtacaksanız önce o klasöre girin, F4 tuşuna basarak adres kısmına ulaşın ve burayı seçip kopyalayın. Sonrasında başlangıçta Tüm dosyaların açılacağı yer kısmına bu yolu yapıştırın. Böylece başlangıçta açılmasını istediğiniz dosyaların yerini ayarlamış olacaksınız.

İşlevsel bir Makro Kaydedelim

Şu ana dek anlattığımız her şey esasında makrolar için bir ön hazırlıktı. Bir kere yapmanız yeterli. Bundan sonrası sizin yaratıcılığınıza kalıyor. Gelin ilk işlevsel makromuzu kaydedelim ve buna da Ctrl+Shift+ı kısayolunu atayalım. Yazının başında da bahsettiğim işlem bir başlık satırı tanımlamak, buradaki sütunları seçip genişliklerini ve satır yüksekliklerini otomatik yapmak. Tüm bu işlemleri tek bir kısayol tuşuyla yapmak güzel olmaz mıydı? Evet diyorsanız hadi başlayalım.

• Alt+M M tuşlarına basarak makro bölümüne ulaşalım ve aşağı yön tuşuyla makro kaydeti bulup tıklayalım.
• Makro adı kısmına dilediğimiz bir ad yazabiliriz ama bitişik ve Türkçe karakter olmaması temel kural. Ben BaslikSatiri yazıyorum.
• Tab tuşuna basıp kısayol tuşu bölümüne gelelim. Buraya Büyük I yazdığımızda kısayolu Ctrl+Shift+ı olacak. Eğer küçük bir harf yazarsak başına yalnızca ctrl tuşu gelecek. Epey bir klavye kısayolu başka amaçlı kullanıldığından makro öncesi hangi kısayolun boşta olduğunu kontrol etmenizi öneririm.
• Bir kez daha taba basıp Makronun Saklanacağı yeri yön tuşlarımızla kişisel makro çalışma kitabı olarak belirleyelim.
• Ardından tab ile açıklama kısmına gelip dilediğimizi yazalım ve bir kez daha taba basıp tamam üzerinde girişe basalım.
• Artık biz kaydı durduruncaya dek yaptığımız her eylem makromuza kaydedilecek ve daha sonra makroyu çalıştırdığımızda otomatik olarak yapılacak.
• Önce bulunduğumuz hücrede uygulama tuşuna basalım, ad tanımla bölümüne girelim ve buraya Title yazalım. Böylece başlık satırını tanımlamış olduk.
• Şimdi örneğin A1 hücresindeysek Shift+sağ yön tuşuyla K1 hücresine kadar olan bölümü seçip sonra Ctrl+boşluk tuşuna basarak bu aralığını tamamını seçelim.
• Şimdi Sütun genişliğini otomatik ayarlamak için giriş sekmesindeki hücre grubunda yer alan biçim bölümüne gideceğiz. Sırasıyla Alt+Ş B B tuşlarına basalım. Yön tuşlarıyla sütun genişliğini otomatik ayarlayıp bulup girişe basalım.,
• Tekrar Alt+Ş B B tuşlarına basalım. Bu sefer de satır yüksekliğini otomatik ayarlayı seçelim.
• Başka yapmak istediğiniz eylemler varsa yapmaya devam edebilirsiniz. Ama ben burada duracağım. Alt+M M tuşlarıyla makroya gelelim ve buradan Makro kaydını durduru bulup girişe basalım. Harika makromuzu oluşturduk ve kaydettik artık.
• Şimdi önce çalışma kitabımızı Ctrl+F4 ile kapatalım. Bunu kaydetmek zorunda değiliz. Excel programını da Alt+F4 ile kapatalım. Burada Kişisel Makro kitabında yaptığınız değişiklileri kaydetmek istiyor musunuz sorusuna Kaydeti seçerek yanıt verelim. Artık makromuzu kalıcı olarak kaydetmiş olduk.
• Yalnız eğer bilgisayarımızı yeniden başlatmadıysak, Excel’i açtığımızda PERSONAL.XLSB otomatik olarak başlamayabiliyor makromuzu denemek için bu dosyayı Ctrl+O ile açmamız gerekebilir.
• Eğer makro dosyası açıksa tek yapmamız gereken belirlediğimiz kısayol tuşuna basmak. Ben Ctrl+Shift +I tuşlarına basıyorum. Eylemlerinizin otomatik olarak uygulandığını göreceksiniz. Mesela makroyu çalıştırdıktan sonra A1 hücresi üzerinde Ctrl+F3 ile tanımlı adlar yöneticisini açarsanız listede Title tanımını göreceksiniz. İşte bunu makronuz yaptı.

Makroyu Düzenleme

Bir makro oluşturduktan sonra onu düzenleyebilir veya kısayol tuşu açıklama gibi noktalarını değiştirebiliriz. Bunun için öncelikle Alt+M, M tuşlarıyla makro grubuna girip makroları görüntüleye tıklıyoruz. Burada tab ile listeyi bulup dilediğimiz bir makroyu seçtikten sonra, Yine tab ile dolaşarak makronun yerini değiştirebilir, makroyu çalıştırabilir, adımlayabilir, düzenleyebilir, silebilir ya da seçeneklere tıklayarak Makro adı veya kısayol tuşunu değiştirebilirsiniz. Adımla düğmesine bastığınızca Visual Basic içinde makronuzu görebilirsiniz. Her F8 tuşuna bastıkça adım adım eylemler çalıştırılır. F5 tuşuna basarsanız tüm adımlar tamamlanmış olur. Bir makroyu düzenleyebilmek için oluşturduğunuz çalışma kitabının açık olması gerekiyor bu durumda Alt+F11 tuşuna basarak makronuzu Visual Basic içinde düzenleyebilirsiniz.

Bu düzenleme sırasında eğer makro adı satırında Auto_Open ibaresini koyarsanız Excel açıldığında makronun otomatik olarak çalışmasını sağlamış olursunuz.

Makroyu Hızlı Erişim Araç çubuğuna ekleme

Makrolara kısayol tuşu atayabileceğiniz gibi hızlı erişim araç çubuğuna ekleyerek de makronuzu çalıştırmanız mümkün. Hızlı Araç çubuğuna alta bastıktan sonra bir kez üst oka basarak ulaşabilirsiniz. buradaki ilk 9 öğeye hızlıca ulaşmak için Ctrl ile ilgili rakama basabiliyorsunuz. Bir makroyu hızlı araç çubuğuna eklemek için, Hızlı araç çubuğuna geldikten sonra sağ sol yön tuşlarıyla araç çubuğunu özelleştiri seçiyoruz. Buradan da diğer komutlara bastığımızda doğrudan Seçeneklerdeki Hızlı araç çubuğu kategorisine gitmiş olacağız. Bir kez tab tuşuna basarak gelen listede oklarımız yardımıyla makroları buluyor ve girişe basıyoruz. Bir kez daha taba bastığımızda oluşturduğumuz makroların listesini göreceğiz. Buradan istediğimiz makroyu seçip Alt+E’ye bastığınızda makro hızlı erişim araç çubuğuna eklenmiş olacak. Bu bölümden diğer düzenleme veya kaldırma işlemlerini de yapabildiğinizi hatırlatalım.

Bir Makroyu Başkalarıyla Paylaşma

Yaptığınız ve yararlı olduğunu düşündüğünüz bir makroyu arkadaşlarınızla paylaşmak da harika olabilir. Bunun için Kişisel makro dosyanızı yani PERSONAL.XLSB dosyasını arkadaşlarınıza gönderebilirsiniz. Bunun adını da değiştirebilirsiniz. Alıcının yapması gereken Excel’i açtığında bu dosyayı da açmak veya otomatik açılması için XLSTART klasörüne kopyalamak olacaktır. Kişisel makro dosyanız yerine bir makroyu saklama yeri kısmından çalışma kitabına kaydettikten sonra bu çalışma kitabını da XlsB uzantısıyla kaydederek birine gönderebilirsiniz. Yine alıcı bu dosyayı açarak sizin oluşturduğunuz makroyu kullanabilir. Tabi öncesinde arkadaşlarınızın güven merkezi bölümündeki makrolardan VBA makrolarını etkinleştirmesi gerektiğini de hatırda tutun.