Excel Kursu Ders 4

Eğitimin Adı: Microsoft Excel 2016 Kullanımı

Eğitimci: Engin Yılmaz

Ders: 4

Konu: HÜCRE, SATIR ve SÜTUN İŞLEMLERİ

Ders Amaçları ve Elde Edilmesi Beklenen Kazanımlar

Bu dersin sonunda katılımcıların aşağıdaki konularda bilgi ve fikir sahibi olmaları, bu konularda uygulama yapabilmeleri beklenmektedir.

• Hücre, satır ve sütun ekleme işlemlerini yapabilme.
• Hücre, satır ve sütunları silme işlemlerini yapabilme.
• Sütun ve satır genişliklerini ayarlayabilme.
• Hücreleri birleştirme ve birleşimleri çözme.
• Açıklama ekleme, düzenleme ve silme.
• Hücre, satır ve sütunlarda seçme ve kopyalama yöntemleri.
• Farklı Yapıştırma yöntemleri.
• Birbirine Bitişik olmayan hücre aralıklarını seçme ve kopyalama yöntemleri.
• Ofis panosunu kullanma.

Sesli Ders Kaydı ve Ders Dosya Bağlantıları

Bu dersin ses kaydına aşağıdaki bağlantıdan ulaşabilirsiniz.

https://www.dunyayaseslen.com/icerik/microsoft-excel-2016-kullanimi-4.-ders

Derste kullanılacak Puanlama 2013 dosyasına aşağıdaki bağlantıdan ulaşabilirsiniz:

https://www.sendspace.com/pro/dl/3wbu0f

Özet

1. Bir çalışma sayfasına yeni satır,  sütun veya hücre eklemek için giriş sekmesindeki hücreler grubu kullanılabilir, ya da uygulama tuşuna basılarak açılan menüden ekle ve sil öğeleri ile işlem yapılabilir. Hücre gurubundaki ekle menüsünün kısayolu sırasıyla Alt+Ş, E, K’dir.  Bir noktaya satır eklersek oradaki hücreler bir aşağıya, sütun eklersek, bir sağa kayar.
2. Aynı şekilde silme işlemi için hücre grubu veya uygulama tuşu kullanılabilir. hücre grubundaki kısayol Sırasıyla Alt+ş, 2, 3’tür. Bir seçim del tuşuna basılarak silinirse, yalnızca içerik silinmiş olur satır ve sütunlar aynen kalır. Hücre grubu veya uygulama tuşuyla açılan menüdeki sil kullanıldığında, Silinen bir satırsa, aşağıda satır bulunulan noktaya kayarken, silinen bir sütunsa, sağdaki sütun bulunulan bölgeye yerleşir.
3. Bir hücreye 9 karakterden uzun veri girişi yapıldığında hücre yana veya aşağı taşar ve taşan kısım ekran okuyucu tarafından okunsa bile görünmeyebilir. Bir satır veya sütunun genişliğini içindekilere göre otomatik ayarlamak için sırasıyla alt+ş, b, B harflerine basılarak hücre grubundaki biçim menüsüne girilir, buradan Sütun genişliğini Otomatik Ayarla veya Satır Yüksekliğini Otomatik Ayarla  seçilir.
4. Bir hücre başlık olması gibi amaçlarla birleştirilebilir. Örneğin A1 ile F1 arasındaki hücreleri birleştirmek için, bu aralık seçilir, ctrl+1 tuşuna basılarak hücre biçimlendir bölümü açılır, ctrl+tab ile hizalama sekmesine gelinir ve tab ile hücreleri birleştir onay kutusu bulunarak işaretlenir. Ya da ilgili aralık seçildikten sonra giriş sekmesindeki hizalama grubunda bulunan Birleştir ve Ortala bölümüne girmek için sırasıyla Alt+Ş, M ve B tuşlarına basılır. Birleşimi kaldırmak içinde yine hizalama gurubundaki birleştir ve ortala bölümü, ya da ctrl+1 ile açılan biçimlendir bölümündeki hizalama sekmesi kullanılabilir.
5. Bir hücreye açıklama eklemek için, uygulama tuşuna basılarak açılan menüden Yeni açıklama öğesi seçilir, açıklama yazılır ve gönder tuşuna basılabilir. Ancak bu şekilde eklenen açıklamayı JAWS kullanıcılarının Alt+Shift+i tuşlarıyla okumasında sıkıntılar bulunmaktadır. Shift+F2 tuşlarına basılarak da açıklama eklenebilir. Açıklamayı silmek için de uygulama tuşuna basılarak açılan menüden açıklamayı sil öğesi kullanılabilir.
6. Standart seçme komutlarına ek olarak bir satırın tamamını seçmek için Shift+Boşluk, sütunun tamamını seçmek için Ctrl+Boşluk tuşları kullanılır. Ctrl+A tuşlarına bir kez basıldığında o anki veri bölgesi iki kez basıldığında tüm çalışma sayfası seçilmiş olur. Ctrl+Shift+yön tuşlarına bir kez basıldığında basılan yöndeki bölge, iki kez basıldığında ise basılan yöndeki satır veya sütunun tamamı seçilmiş olur.
7. F8 tuşuna basılarak seçim kipi başlatılabilir ve yön tuşlarıyla istenen yere gelindikten sonra tekrar F8 tuşuna basıldığında bu aralık seçilmiş olur. Artarda olmayan iki satır veya sütunu seçmek için Önce ilk satır seçilir, Shift+F8 tuşuna basılır, seçilmek istenen ikinci satır veya sütuna gelinerek o da seçilir ve tekrar Shift+F8 tuşlarına basılarak seçim tamamlanır.
8. Excel’de Farklı yapıştırma seçeneklerini kullanmak için Ctrl+V tuşları yerine uygulama tuşuna basılarak gelen ekrandan yapıştırma seçenekleri bölünde sağ, sol yön tuşları kullanılabilir. Örneğin bir formül yerine formül sonucunu başka bir yere yapıştırmak için, yapıştırılacak yerde sağ tıklanıp yapıştırma seçeneklerinden değerler öğesi seçilmelidir. Eğer daha önce kopyalanan veya kesilen öğenin bulunulan noktadaki içeriğin üzerine yazılmasını değil, onları sürükleyerek araya eklenmesini istersek, Ctrl+V Yapmak yerine uygulama tuşuna basıp çıkan menüden kopyalanan veya kesilen hücreleri ekle öğesi seçilmelidir.
9. İkiden fazla farklı bölgedeki satır veya sütunları seçip, başka bir yere yapıştırmak istersek ofis panosu kullanılmalıdır. Bir öğeyi ofis panosuna eklemek için Ctrl+C tuşlarına peşpeşe iki kez basılmalıdır. Ofis panosunu görüntülemek için Giriş sekmesi, pano grubunda yer alan Ofis panosu açılmalıdır. Kısayol tuşu sırasıyla Alt+Ş M ve F’tir. Bu tuşlara basıldıktan sonra pano bir bölme olarak açılır ve F6 tuşu ile erişilebilir. Buraya erişildiğinde seçili öğelerin tümü ve istenenler başka bir yere yapıştırılabilir.

Hücre, Satır ve Sütun Ekleme İşlemleri

Kursumuzun dördüncü dersinde, hücre etkinliklerimize devam edip, satır ve sütun işlemlerine de göz atacağız. Bunun için Excel Kursu Ders 4 klasöründe bulunan Puanlama2013.xlsx dosyasını kullanacağız. Buradaki Oturum 1 çalışma sayfası üzerinde işlemlerimizi gerçekleştireceğiz. Dosyaya baktığımızda, 8 grubun 10 soruya yanıt vereceği 10 satır ile en üstteki başlık satırını ve en alttaki toplam puanları gösteren satırı görürüz. Satır ve sütun ekleme işlemlerini öğrenebilmek amacıyla bu yapıyı biraz değiştireceğiz.

Her şeyden önce, o dönem alelacele hazırlandığından dosyanın biçimsel özelliklerine pek de dikkat edilmediği anlaşılıyor. Kursumuzun bu dersi, tam da söz konusu özellikleri ekleyebilmemiz için bir fırsat olacak bizlere. İlk olarak En üste bir satır ekleyerek buraya Selen Özel Bilgi Yarışması Puanlama belgesi yazarsak çok daha şık ve açıklayıcı bir belgemiz olacak. Bir noktaya hücre, satır ve sütun ekleme işlemlerini, ve bir noktadan hücre, satır ve sütun silme işlemlerini yapacağımız adres, giriş sekmesindeki hücre grubudur. Daha önce de ziyaret ettiğimiz hücre grubunda, ekle, ve sil bölünmüş düğmeleriyle biçim menüsü bulunur. Buna paralel olarak bir hücre, satır veya sütun üzerindeyken uygulama tuşuna bastığımızda ortaya çıkan menüde de ekleme ve silme işlemlerini yapabiliyoruz. Bir noktaya satır ekleyeceksek, o an üzerinde bulunduğumuz satır varsayılan olarak aşağı sürüklenir. Yani birinci satır ikinci satır olur ve üst tarafa boş bir satır eklenmiş olur. Aynı biçimde bir noktaya sütun eklediğimizde ise, mevcut sütun bir sağa kayar. Yani Eğer B sütunundaysak, B sütunu C sütunu haline gelir ve Boş bir B sütunu meydana getirmiş oluruz. Bu kurala göre A1 hücresindeyken, Giriş sekmesindeki hücreler grubundan ekle bölünmüş düğmesinin alt menüsünden Sayfa Satırlarını seçtiğimizde, içinde soru yazan A1 hücresinin A2 olarak aşağı kaydığını ve en başa boş bir satır eklendiğini göreceğiz. Şimdi gelin bunu adım adım yapalım.

• Önce, içinde “Soru” yazan A1 hücresine gelelim.
• Alt+Ş ile giriş sekmesine girelim,  ctrl+sağ yön tuşuna basarak Hücreler alt menüsünü bulalım. NVDA kullanıyorsak, doğrudan ekle bölünmüş düğmesinin üzerine gelmiş oluruz. JAWS kullanıcıları bir kez boşluk çubuğuna basarak bu bölüme ulaşacak.
• Ekle bölünmüş düğmesine girmek için alt+aşağı yön tuşuna basalım.
  • Ekleme alanına daha hızlı ulaşmak için önce alt+ş, E, ve ardından K harflerine de basabiliriz.
• Çıkan menüden Sayfa Satırları Ekle öğesini bulup giriş tuşuna basalım. Menü kapanacak ve boş bir A1 hücresinde bulacağız kendimizi. Bir kez aşağı yön tuşuna basarak Soru yazan hücrenin A2 satırına kaydığını görebiliriz.
• A1 Hücresine gelelim ve buraya Selen Özel Bilgi Yarışması Puanlama Belgesi yazalım.

Şimdi de bir sütun ekleme işlemi yapalım ve Soru Yazılı A2 ile Grup 1 yazılı B2 arasına bir sütun ekleyelim. Sonrasında başlık satırımızdaki B2 hücresine Soru Branşı yazalım. Yukarıda da açıkladığımız gibi, bunun için, önce B sütununa gelmemiz. Giriş sekmesindeki hücreler grubundan ekle menüsüne girip, sayfa sütunlarını seçmemiz yeterli. Ama dilerseniz bu sefer de B sütunundayken, uygulama tuşuna basarak çıkan menüden ekleme işlemini deneyelim.

• Önce içinde Grup1 yazılı B2 hücresine gelelim.
• Uygulama tuşuna basalım ve çıkan menüden ok tuşlarımız yardımıyla Ekle öğesini bulup Giriş tuşuna basalım.
• Karşımıza 4 seçenekten oluşan bir ekran çıkacak: Hücreleri Aşağı Sürükle, Tüm Satır, Tüm Sütun, Hücreleri Sağa Sürükle. Burada Tüm satır ve Tüm sütun seçenekleri, tıpkı biraz önce yaptığımız gibi, bulunduğumuz noktaya tüm bir satır veya sütun ekler. Eğer hücreleri aşağı sürükleyi seçersek, Yalnızca bulunulan sütuna bir hücre eklemiş oluruz ve yalnızca o sütundaki hücreler bir aşağı kayar. Yani bir deneme yaparsanız, Grup 1 hücresinin bir aşağı kaydığını görürsünüz ancak, grup 2 hücresinin halen ikinci satırda olduğunu görürsünüz. Aynı biçimde hücreleri sağa sürükleyi seçerseniz de yalnızca bulunduğunuz satıra bir hücre eklemiş olursunuz. Bu hücre tüm sütuna değil, yalnızca ikinci  satıra eklenir. Bu noktada bir deneme yaptıysanız, ctrl+z ile işleminizi geri alın. Ekle menüsüne girdikten sonra biz Tüm Sütun seçeneğini bulup giriş tuşuna basalım.
• Sağ sol yön tuşuyla kontrol ettiğimizde Grup1 yazan B2 hücresinin C2 hücresine kaydığını göreceğiz, B2 hücresine gelip Soru Branşı yazalım.

Hücre, Satır ve Sütun Silme İşlemleri

Bir noktadan hücre, satır ve sütun silerken, süreç ekleme işleminin tersine işler. Yani eğer bir satırı sildiysek, bir alt satır o satırın bulunduğu üst tarafa sürüklenir. Aynı biçimde bir sütun sildiğimizde onun sağındaki sütun silinenin yerini alır. Hücre silerken de durum aynıdır, hücreler sola veya yukarı sürüklenir. Yukarıda da bahsettiğimiz üzere, Silme işlemi de giriş sekmesindeki hücreler grubunda yer alır, Burada hücre silme sayfa satırları ve sayfa sütunları seçenekleri bulunur. Yine ekleme işlemlerinde olduğu gibi uygulama tuşuna bastığımızda çıkan menüden de sil bölümüne ulaşabiliriz ve Yine ekle ekranının neredeyse aynısı karşımıza çıkar. Tek fark, bu sefer ekleme değil silme işleminin yapılmasıdır. Şimdi gelin Puanlama dosyamıza dönüp soru sayısını biraz azaltalım. İlk tablomuzda 10 soru bulunuyor. Bu sayıyı 5 soruya düşürelim. O nedenle de soru 6 ile Soru 10 arasındaki satırları silelim, ancak toplam satırını silmeyelim. Yukarıda ekleme yaparken bir seçim yapmadan , yalnızca bir satır veya sütun üzerindeyken işlem yapmıştık. Silme sırasında da bu şekilde çalışabileceğimiz gibi, silinecek bölümleri seçme şansımız da bulunuyor. Önce Soru 6 satırını seçmeden silelim. Bunun için İçinde soru6 yazan satıra gelelim. Sonrasında shift+boşluk yaparak tüm satırı seçelim. Eğer bu noktada del tuşuna basarsak, yalnızca satırın içeriği silinir, ancak satır silinmez. Biz satırı da silmek istiyorsak, giriş sekmesinden hücreler grubundaki sil bölünmüş düğmesine basalım ve gelen menüden sayfa satırlarını sil öğesini bulup giriş tuşuna basalım. Yukarı aşağı yön tuşlarıyla kontrol ettiğimizde, Soru 7 yazan satırın bir yukarı çıktığını, soru 6 satırının silindiğini göreceğiz.

Şimdi de Soru7, 8, 9 ve 10 yazan diğer satırları seçerek sileceğiz. Bunun için şu adımları izleyelim.

İlk olarak, Soru 6 satırını sildikten sonra A8 hücresine yerleşen Soru 7 satırını bulalım.

• Shift+Boşluk tuşuna basarak tüm satırı seçelim.
• Seçimimizi genişletmek için elimiz Shift’e basılıyken Soru 10 ifadesinin bulunduğu A11 satırını duyuncaya dek aşağı yön tuşuna basalım.
• Alt+Ş ile Giriş sekmesine, oradan da ctrl+sağ yön tuşuyla hücreler grubuna ulaşalım. NVDA kullanıcıları doğrudan ekle düğmesi üzerine gelecek. JAWS kullanıcıları ise bir kez boşluk çubuğuna basarak hücreler alt menüsüne girmeliler.
• Bir kez tab tuşuna basalım ve Sil bölünmüş düğmesini bularak alt+aşağı yön tuşuna basalım.
  • Sil bölümüne daha hızlı ulaşmak için önce alt+ş, sonrasında 2 ve 3 tuşlarına basabiliriz.
• Gelen menüden Sayfa Satırlarını Sil öğesini bulup giriş tuşuna basalım.
• Aşağı yukarı yön tuşlarıyla kontrol yaptığımızda, soru 5 sonrası toplam satırının geldiğini göreceğiz.

Şimdi de grup sayımızı 8’den 4’e düşürelim. Bunun için de sütun silme işlemini yapacağız. Bu işlemi ise, sütunları seçtikten sonra uygulama tuşuna basarak açacağımız menüden gerçekleştireceğiz.

• İlk olarak grup 5 yazan G2 hücresine gelelim.
• Hiçbir şey seçmeden uygulama tuşuna basarak menüyü açalım, ve sil öğesini bulup giriş tuşuna basalım.
• Sağ tıklayıp Ekle düğmesine bastığımız ekranın  benzeri karşımıza çıkacak. Buradan satır ve sütun değil yalnızca bir satırdaki veya sütundaki hücreyi silebileceğimizi hatırlayalım. Ancak bu ekranda tüm sütun seçeneğini seçelim ve giriş tuşuna basalım.
• Grup 5 yazılı G2 hücresinin yerini Grup 6 sütununun aldığını göreceğiz. Şimdi de bu sütunu ctrl+boşluk ile seçelim.
• Seçimimizi 8. Gruba kadar genişletmek amacıyla, elimiz Shift tuşuna basılıyken I sütununu duyuncaya dek sağ yön tuşuna basalım.
• Şimdi tekrar uygulama tuşuna basarak çıkan menüden sil öğesine basalım. Bir seçme işlemi yaptığımız için, hiçbir menü açılmadan silme işleminin gerçekleştiğini göreceğiz. Bunun nedeni, Sil komutunun, yaptığımız seçme işlemine en uygun alt menü ögesini otomatik olarak belirlemesidir.

Not: Sağ tıkladığımız menüde İçeriği temizle diye bir öğe de bulunur. Bunun işleviyle del tuşunun işlevi aynıdır. Yani satır veya sütunu değil, seçili hücrelerdeki veriyi siler.

Satır ve Sütun Genişliklerini Ayarlama

Aslında satır ve sütun genişliklerinin, içindeki metne göre nasıl ayarlanacağını daha önceki egzersizlerimizde görmüştük. Ancak bir başlık olarak da ele almanın yararlı olacağını düşünüyoruz. Öncesinde de belirttiğimiz üzere, Standart bir Excel hücresi 9 karakteri aştığında içerik bir sonraki hücreye taşar ve ekran okuyucumuz bize hücrenin tamamını okusa bile, yalnızca yazılı verinin bir kısmı hücrede görünür. Ekran okuyucuların eski sürümlerinde maalesef verinin hücreden taşıp taşmadığı anlaşılamıyordu. Ancak artık hem JAWS hem NVDA tarafından eğer veri hücreden taşıyorsa, bu bilgi verilmektedir. Hücrelerin genişliklerini içindeki metne göre ayarlamaksa çok basit. Bu dersimizde sıkça kullandığımız giriş sekmesindeki hücreler grubunda, ekle ve sil düğmelerinin yanında biçim menüsü de bulunmaktadır. Bu biçim menüsüne girip oradan Sütun Genişliğini Otomatik Ayarla , satırlar içinse satır Genişliğini Otomatik Ayarla öğesini seçerek sütun genişlikleri ve satır yüksekliklerini metnin sığacağı şekilde ayarlayabiliriz. Puanlama dosyamızın A1 hücresindeki Selen Özel Bilgi Yarışması Puanlama Belgesi hücreye sığamayacak kadar büyük olduğundan A sütununu verilerin sığabileceği kadar genişletelim.

• A1 hücresine gelelim ve tüm sütunu seçmek için ctrl+boşluk tuşuna basalım. Böylece tüm sütun, içindeki veriye göre en uygun genişliğe gelecek. Dilersek elimiz Shift tuşuna basılıyken sağ yön tuşuna basarak tüm veri olan sütunları da seçerek hücre genişliklerini baştan ayarlayabiliriz.
• Hücreler grubundaki biçim menüsüne ulaşmak için, önce alt+ş tuşlarına, sonrasında B ve tekrar B harflerine basalım.
• Çıkan menüden en uygun genişlik öğesini bulup giriş tuşuna basalım.

Not: Biçim menüsünde satır yüksekliği ve sütun genişliği öğelerini kullanarak, satır ve sütun genişliklerini elle de ayarlayabilirsiniz.

Hücreleri Birleştirme

Excel içerisinde dilersek bir verinin birden fazla hücrede görünmesini sağlayabiliriz. Bu, bir hücrenin başlık olmasını istediğimizde veya, aynı verinin karşılığının birden fazla hücreye yayılması durumunda yapılır. Hücreleri birleştirmek için önce birleştirilecek hücre aralığı shift sağ yön tuşu veya shift aşağı yön tuşu kullanılarak seçilir. Sonrasında ctrl+1 tuşlarıyla hücre özellikleri iletişim kutusu açılır ve ctrl+tab ile hizalama sayfasına ulaşılır. Burada tab ile ilerlenerek hücreleri birleştir onay kutusu bulunur ve boşluk çubuğuyla işaretlenir. Birleştirilen hücrelerin birleşimini kaldırmak için de aynı yol izlenir. Bunun dışında giriş sekmesindeki hizalama grubunda bulunan Birleştir ve Ortala bölünmüş düğmesine basılarak da farklı birleştirme seçenekleri görülebilir. Şimdi A1 hücresindeki başlık yazısını Puanlama dosyamızın en son sütunu olan F sütununu da kapsayacak şekilde birleştirelim.

• Öncelikle A1 hücresine gelelim. Birleştirilecek hücre aralığını seçmek için elimiz Shift tuşuna basılıyken, F1 hücresine dek sağ yön tuşuna basalım.
• Ctrl+1 tuşuna basarak hücre özellikleri iletişim kutusunu açalım ve hizalama sayfasını duyuncaya dek ctrl+tab tuşlarına basalım.
• Tab ile ilerleyerek Hücreleri Birleştir onay kutusunu bulalım ve işaretlemek için boşluk çubuğuna basalım.
• Ardından giriş tuşuna basalım.
• A1 hücresine tekrar gelerek Kontrol ettiğimizde hücrenin A1 ile F1 arasında olduğunu duyacağız.

Not: Eğer bir hücre birleştirilmişse, Shift tuşuna basarak bir sonraki satır veya sütun seçildiğinde, birleştirme aralığındaki tüm satır ve sütunlar da seçilmiş olur. Yani A1 hücresiyle F1 hücre aralığı seçili olduğu için, bir kez shift+aşağı yön tuşuna basmak, A2 ve F2 aralığındaki tüm hücreleri de seçmiş olur.

Not 2: Bir hücre aralığının birleşimini kaldırmak için, yine Hücre özelliklerinin hizalama sayfasındaki hücreleri birleştir onay kutusunun işareti kaldırılabilir. Veya Giriş sekmesindeki hizalama grubunda bulunan Birleştir ve Ortala bölümüne girilerek, Hücreleri Çöz öğesi seçilebilir.

Hücrelere Açıklama Ekleme

Tüm ofis uygulamalarında olduğu gibi Excel içinde de açıklama ekleme özelliğini kullanarak, belgeyi inceleyenlere ek bilgiler verebiliriz. Açıklama ekleme özelliği çeşitli amaçlarla kullanılabilir. Örneğin ben en son okuduğum sınav notlarını Excel’e girerken, tam puan vermediğim yanıtların olduğu hücrelere açıklama ekleyerek nerelerden not kırdığımı belirtmiştim. Bu şekilde ek bir  hücre kullanmadan ilgili hücre üzerine gelindiğinde görünecek bir yöntem bulmuş oldum.

Açıklamalar ilintili olduğu hücre üzerine gelindiğinde görülen bilgilerdir. Açıklama eklemenin en kolay yolu, ilgili hücre üzerine geldikten sonra uygulama tuşuna basmak ve çıkan menüden açıklama ekle düğmesine basmaktır. Sonrasında gelen alana eklemek istediğimiz açıklama yazılır ve gönder tuşuna basılır. İçinde açıklama olan bir hücreye gelindiğinde ekran okuyucular “Açıklaması var” diye bildirir. Mevcut açıklamayı okumak için JAWS kullanıcıları normalde Alt+Shift+i tuşlarına basabilirler, ancak şu an Office 365 içinde bu tuş çalışmamaktadır. Siz bu belgeyi okurken tekrar kontrol ediniz. Açıklamayı okumak için uygulama tuşuna basılıp açıklamayı yanıtla öğesi seçildiğinde gelen listede açıklama görülebilir. Daha kolay biçimde açıklama eklemenin diğer yolu ise Shift+F2 tuşlarını kullanmaktır. Tu tuşlara basılıp açıklama eklendiğinde, açıklama Alt+Shift+i tuşlarına basıldığında okunabilmektedir.

Puanlama dosyamıza açıklama eklemeden önce, gruplara rast gele puanlar verelim. En son düzenlemelerimizle, tablomuzda 5 soru ve 4 grup kalmıştı. İlk olarak A2 hücresine gelelim, uygulama tuşuna basıp çıkan menüden Ad tanımlayı seçelim ve Title yazarak başlık okumamızı ayarlayalım. Sonrasında aşağıdaki verileri girelim. En alttaki toplam satırında bulunan formüller, girilen verinin 10 ile çarpımını düzenlediğinden, 10 puan alacak gruba 1 yazmamız yeterli olacak.

Grup 1: Soru 1: 1, Soru 2: 0, Soru 3: 1, Soru 4: 1, Soru 5: 0

Grup 2: Soru 1: 1, Soru 2: 0, Soru 3: 0, Soru 4: 0, Soru 5: 0

Grup 3: Soru 1: 0, Soru 2: 1, Soru 3: 1, Soru 4: 0, Soru 5: 0

Grup 4: Soru 1: 1, Soru 2: 1, Soru 3: 1, Soru 4: 1, Soru 5: 1

Gerekli girişleri yaptıysak, artık açıklama ekleyebiliriz. İkinci soruda ilk iki grubun 0 puan aldığını görüyoruz. Yarışmanın nasıl gittiğini Excel tablosundan okuyan bir kişi, bu kadar kolay bir sorunun nasıl olup da bilinmediğini merak edebilir. Gelin durumu anlatmak için bir açıklama yazalım her iki grup için.

• Önce F5 tuşuna basalım ve gelen alana C4 yazarak Birinci grubun ikinci sorudan aldığı 0 puan hücresine gelelim.
• Bu hücreye açıklama eklemek için uygulama tuşuna basalım ve çıkan menüden açıklama ekle düğmesine basalım.
• Gelen yazma alanına, “Cevap kartlarını zamanında kaldırmadıkları için yanıtları geçersiz kabul edildi” yazalım. Ve tab ile gönder düğmesine gelip girişe basalım.
• Şimdi bir sonraki hücre olan D4 hücresine gelelim. Buraya açıklamayı alternatif bir yerden ekleyelim.
• Shift+F2 tuşlarına basalım ve gelen alana “Çok yüksek sesle konuşup yan gruplara rahatsızlık verdikleri için cevapları kabul edilmedi” yazalım.
• Shift+F2 tuşlarına basılarak mevcut açıklamalar da düzenlenebilir. Giriş tuşuna basıldığında açıklama onaylanmış olur. Not: Nvda kullanıyorsanız giriş tuşu açıklamaya yeni bir satır ekler. O yüzden, nvda kullanıcıları, açıklamayı onaylamak için tab ile tamam düğmesini bulup basmalıdır.

Not 2: Açıklama olan bir hücredeki açıklamayı silmek için yine uygulama tuşu kullanılabilir ve çıkan menüden açıklamayı sil öğesi seçilir.

Excel Hücre, Satır ve Sütun Seçme Yöntemleri

Şu ana kadar yaptığımız bir çok alıştırmada çeşitli hücre, satır ve sütun seçme yöntemlerini kullandık. Ancak tüm bunları toplu olarak bir arada görmek sonraki kullanımlar için yararlı olabilir. Aşağıda seçme ve kopyalamayla ilgili temel kısayol tuşları verilmiştir.

• Yön Tuşları: hücreler arasında dolaşır ve üzerine geldiği hücre otomatik olarak seçilmiş olur.
• Ctrl+boşluk çubuğu: üzerinde bulunduğu sütunu seçer.
• Shift+boşluk Çubuğu: üzerinde bulunduğu satırı seçer.
• Ctrl+A: bir kez basıldığında, üzerinde bulunduğu bölgedeki tüm hücreleri seçer. İki kez basılırsa, tüm çalışma sayfasını seçer.
• Ctrl+Shift+yön tuşları: bir kez basıldığında kullanılan ok tuşunun yönündeki o bölgeye ait tüm hücreleri seçer. Yani Örneğin ctrl+Shift+sağ yön tuşuna basılırsa, bulunulan satırda içinde veri olan son hücreye kadar olan hücreler seçilmiş olur. İki kez basılırsa, tüm satır veya tüm sütun seçilmiş olur.
• Shift + yön tuşları: mevcut seçimin sağa, sola, aşağı veya yukarı doğru genişletilmesini sağlar.
• F8: Seçim kipini açar. Bu tuşa bastıktan sonra yön tuşlarına basılarak mevcut seçim dilendiği kadar genişletilmiş olur. Seçim kipinden çıkmak için tekrar F8 tuşuna basılmalıdır.
• Shift+F8: Birbirine bitişik olmayan iki hücre aralığının seçimi için kullanılır. Bu kipi kullanmak için, Önce ilk hücre aralığını seçelim. Sonrasında Shift+F8 tuşlarına basalım ve yön tuşlarımızı kullanarak ikinci seçeceğimiz hücre aralığına ulaşalım ve bu bölümü de seçelim. Ardından yeniden Shift+F8 tuşlarına basalım. Böylece birbirine bitişik olmayan iki hücre aralığı seçilmiş olur.
• Ctrl+C: seçili hücreleri panoya kopyalar. Giriş sekmesinden Ofis panosu açıldıktan sonra Ctrl+C tuşlarına peş peşe iki kez basılırsa, kopyalanan bölümler daha sonra yapıştırılmak üzere ofis panosuna eklenir. Böylece bir çalışma sayfasının farklı bölümleri aynı anda panoya alınarak başka bir yere yapıştırılacak hale getirilebilir.

Farklı Yapıştırma Seçenekleri

Tüm Windows uygulamalarının klasik özelliği bir şeyin Ctrl+C ile kopyalanması ve Ctrl+V ile yapıştırılması şeklindedir. Ancak yeni program sürümleriyle birlikte farklı yapıştırma seçenekleri de karşımıza çıkmıştır. Özellikle bir Excel hücresi kopyalandıktan sonra, nasıl yapıştırılacağı kullanıcı tarafından belirlenebilmektedir. Özellikle formül içeren hücreler için bu durum ciddi bir gerekliliktir. Puanlama dosyamızı ele alalım. Buradaki toplam satırında grupların aldığı puanlar yer alıyor. Bu satırı Shift+boşluk çubuğuyla seçip Ctrl+C ile kopyalayalım. Yeni bir Excel çalışma sayfası açıp Ctrl+V ile bu satırı yapıştıralım. Yön tuşlarıyla kontrol ettiğimizde, özgün dosyadakinin aksine anlamsız sayılarla karşılaşırız. Bunun nedeni Excel’in hücrede yazılı formülü yapıştırdığı yere göre uyarlamaya çalışmasıdır.

Formül içeren bir hücre bulunduğu yerden başka bir noktaya yapıştırıldığında, buradaki formül de yapıştığı yere göre otomatik olarak değişir. Örneğin Puanlama dosyamızın C8 hücresindeki formülü F2 tuşuna basarak veya ctrl+CapsLoc+F2 ile okursak, =topla(C3:C7)*10 yazdığını görürüz. Bu hücreyi kopyalayıp bir alt hücreye yapıştırdığımızda, Formüldeki tüm hücre konumları da bir aşağı kaymış olur. Yani yeni formül =topla(C4:C8)*10 olur. Eğer bir sağa yapıştırırsak, bu sefer de hücre konumları bir sonraki sütuna kaymış olur.

Şimdi farklı bir yapıştırma yöntemi deneyelim. Yine toplam satırını shift+boşluk çubuğuyla seçelim, Ctrl+C ile kopyalayalım. Yine boş bir çalışma sayfası açalım. Bu çalışma sayfasında A1 hücresine gelelim. Bu sefer Ctrl+V yapmak yerine, uygulama tuşuna basıp, “Menüler Kapatıldı, Yapıştırma Seçenekleri” benzeri bir ifade duyuncaya dek aşağı yön tuşuna basalım. Gelen nokta bir tabloya benzer. Farklı yapıştırma seçenekleri arasında sağ ve sol yön tuşlarıyla dolaşabiliriz. Sağ yön tuşuna basarak Değerler seçeneğini bulalım ve giriş tuşuna basalım. Kontrol ettiğimizde formülün değil, formül sonuçlarının buraya yapıştığını göreceğiz. Bu alanda bulunan farklı yapıştırma seçeneklerini deneme yanılma yoluyla kendiniz keşfetmeye çalışın.

Şimdi birbirine bitişik olmayan Satırları seçip bunları başka çalışma sayfalarına yapıştırma alıştırmaları yapalım. İlk olarak grup adlarını ve aldıkları puanları içeren yeni bir Excel dosyası oluşturacağız.

• Puanlama dosyamızın A2 satırına gelelim ve Shift+boşluk çubuğuna basarak tüm satırı seçelim.
• Birbirine bitişik Olmayan ikinci bir hücre aralığı eklemek istiyoruz. Bu nedenle Shift+F8 tuşuna basalım.
• Standart biçimde yön tuşlarımızla ilerleyelim ve Toplam başlıklı 8. Satıra gelerek Shift+Boşluk çubuğuyla bu satırı da seçelim.
• Yeniden Shift+F8 tuşlarına basalım ve seçtiğimiz bu iki satırı Ctrl+C yaparak panoya kopyalayalım.
• Not: ikiden fazla hücre aralığı seçmek için, her seçim işleminden sonra shift + f8 basmalısınız. Ancak, ikiden fazla hücre grubu seçildiğinde, kopyalama ve kesme işlemlerine izin verilmiyor.
• Şimdi Ctrl+N yaparak boş bir çalışma kitabı açalım ve Ctrl+V ile kopyaladığımız satırları bu sayfaya yapıştıralım.
  Not: nvda kullanırken ilk hücre grubunu seçmeden önce shift + f8 basıp, her hücre grubunu seçtikten sonra yeniden shift + f8 basmak gerekiyor. Ayrıca nvda, shift + f8 basılarak seçim genişletme moduna girildikten sonra, yön tuşlarıyla dolaştığınızda hangi hücrenin üzerinde bulunduğunuzu ve seçilen hücre aralıklarını doğru olarak bildirmiyor. Bu yüzden, seçmek istediğiniz hücre gruplarının yerini tahmin ederek ilerlemeniz gerekiyor.
• İlk iki satırı kontrol ettiğimizde, grup adları ve toplam puanlarını bir arada göreceğiz. Soru yazan A1 hücresini Ad tanımla ile başlık satır ve sütunu olarak tanımlayalım.
• Dosyamızı Oturum1 Yarışma Sonuçları adıyla kaydedelim.

Ofis Panosunu Kullanma

Birbirine bitişik olmayan ikiden fazla hücre aralığı seçmek için ofis panosunu kullanabiliriz. Ofis panosu giriş sekmesinin pano grubunda yer alır. Alt+ş tuşları sonrası M ve F harflerine basılarak açılabilir. Bu pano birden fazla öğenin kopyalanabilmesini sağlar. Sonrasında panoda tutulan bu öğelerin tümü veya dilenenleri başka bir alana yapıştırılabilir. Ofis panosunu Soru satırı, 2, ve 4. Aşağıda, gruplar ile toplam satırını başka bir Excel dosyasına yapıştırmak üzere örnekleyeceğim.

• Puanlama dosyamız açıkken, Ofis panosuna ulaşmak için önce alt+ş, Sonra M ve F harflerine basalım. Eğer pano açılmazsa, aynı işlemi bir kez daha yapmamız gerekebilir. Panoya geldiğimizi anlamak için aşağı yukarı yön tuşlarına veya taba basabiliriz. Panoyla ilgili seçenekleri duymalıyız bu tuşlara basılma sonrası. Tekrar Excel alanımıza dönmek için Shift+F 6 tuşlarına basalım.
• Şimdi Soru başlıklı A2 hücresine gelelim, Shift+boşluk ile satırı seçelim.
• Satırı ofis panomuza kopyalamak için Ctrl+C tuşlarına peş peşe iki kez basalım. Eğer yaptığımız kopyalama ofis panomuza eklendiyse, Yapıştırılacak öğeye tıklayın şeklinde bir uyarıyı takiben son seçip kopyaladığımız hücre aralığını duyacağız ofis panomuzda. Böylece her şeyin yolunda olduğunu anlamış oluruz.  Biz bir şey yapmadan yön tuşlarıyla ilerleyelim.
• Soru2 başlıklı satıra gelip, bu satırı da Shift+boşluk çubuğuyla seçelim ve Ctrl+C tuşlarına peş peşe iki kez basarak bu satırı da ofis panomuza alalım. Aynı ofis panosu uyarısı her yeni satır eklendikçe duyulacaktır. Duyulmuyorsa, bir sorun var demektir ve tüm işlemleri baştan yapmak yararlı olur.
  Not: bazı Office sürümlerinde pano etkinleştirildikten sonra, bir seçimi panoya eklemek için Ctrl+C tuşlarına bir kez basmak da yeterli olabilir.
• Yukarıdaki işlemleri Soru 4 ve toplam satırları için de tekrarlayalım.
• Sonrasında boş bir Excel çalışma sayfası açalım.
• Ofis panosuna ulaşmak için bir veya daha fazla kez F6 tuşuna basalım. Burada Tümünü temizle, Tümünü yapıştır gibi öğelerin yanında seçip kopyaladığımız hücre aralıklarının listesi de görülecek. Bu listeden bir tanesini de seçip yapıştırmamız mümkün. Ancak biz tab ile ilerleyerek Tümünü Yapıştır öğesini bulalım ve giriş tuşuna basalım.
• Daha sonraki kopyalamalar için, yine tab ile ilerleyelim ve Tümünü Temizle seçeneğini seçelim.
• Ofis panosunu kapamak için ctrl+boşluk tuşuna basalım ve çıkan menüden kapatı seçelim.
• Çalışma sayfamızı kontrol edelim Soru, Soru2, Soru 4 ve Toplam satırlarından oluşan yeni bir sayfamız olduğunu göreceğiz. Bu dosyayı da Bazı Grupların Puanlama Sonuçları olarak kaydedelim. Elbette A1 hücremizi başlık satır ve sütunu olarak tanımlamayı unutmayalım.

Dersi bitirmeden son bir notu da paylaşmam yerinde olacak. Eğer bir çalışma sayfasındaki satır veya sütunları Ctrl+C veya Ctrl+X ile panoya eklediysek, bu öğeleri yapıştıracağımız noktada uygulama tuşuna bastığımızda çıkan menüde Kopyalanan Hücreleri Ekle veya Kesilen Hücreleri Ekle adında bir öğe belirecektir. Ctrl+V yapmak yerine bu seçeneğe basılırsa, mevcut bölgedeki satır, sütun veya hücreler sağa veya aşağı itilerek panodaki içerik mevcut bölgeye yapıştırılmış olur. Eğer bulunulan noktada menüden seçim yerine Ctrl+V yapılırsa, mevcut verinin üzerine yazılmış olur ve bu veri silinir. O nedenle ne yapacağımıza doğru karar vermeliyiz ve bu özelliği hatırda tutmalıyız.

Ödev

Ders4 klasörüne Puanlama 2013 dosyasının işlem yapılmamış boş hali konulmuştur. Tüm ders boyunca verilen yönergelere göre Puanlama 2013 dosyasının Oturum 1 çalışma sayfasını değiştirin ve son haline getirin.

Ayrıca Verilen yönergeler doğrultusunda Oturum 1 sonuçları ve Bazı grupların Puanlama Sonuçları adında 2 çalışma sayfası daha oluşturun.